5 tipov a trikov pre bezpečné a efektívne používanie Google Drive a dokumentov

Vytvorenie bezpečného hesla

Hoci vám tento tip nepomôže obnoviť stratené súbory ani vám nezabráni zmazať niečo, čo ste nemali, rozhodne pomôže zabrániť tomu, aby niekto získal prístup k vášmu účtu na Disku a tieto súbory čítal, upravoval alebo mazal. Pri vytváraní nového hesla pre Disk Google použite správcu hesiel a zadajte mu vytvorenie náhodného hesla, ktoré bude mať aspoň dvanásť znakov a bude nemožné (alebo aspoň veľmi náročné) si ho zapamätať. Čím silnejšie heslo, tým menšia je pravdepodobnosť, že niekto získa prístup k vášmu účtu. Rozhodne nič nepokazíte aj aktiváciou dvojfaktorového overenia.

Práca s dokumentmi v Disku

Pracujete často s Google Dokumentmi? Skúste namiesto rozhrania Google Docs používať Google Drive. Pokiaľ budete s dokumentmi pracovať v rozhraní Disku Google, môžete ľahšie, rýchlejšie a efektívnejšie presúvať jednotlivé dokumenty do vybraných zložiek, prípadne začať vytvárať nový dokument presne v tej zložke, v ktorej ho potrebujete mať.

Fotogaléria

Google Drive vytvorenie dokumentu v zlozke 1

Google Drive vytvorenie dokumentu v zlozke 2

Google Drive vytvorenie dokumentu v zlozke 3

História verzií

Vo svojich dokumentoch budete robiť chyby. Niekedy môžu byť tieto chyby značné. Keď sa v dokumente vydáte zlou cestou, môžete byť v pokušení hodiť ho do koša a začať znova – to ale vôbec nie je nutné. Otvorte daný dokument v rozhraní Google Dokumentov a na nástrojovej lište kliknite na Súbor -> História verzií -> Zobraziť históriu verzií. Následne stačí len vybrať a obnoviť vyhovujúcu verziu daného dokumentu.

Fotogaléria #2

Google Drive histórie verzii 1

Google Drive histórie verzii 2

Google Drive histórie verzii 3

Zálohovanie

Zálohovanie obsahu vášho Google Disku by malo byť úplnou samozrejmosťou. Na nastavenie, aktiváciu a prispôsobenie zálohovania vášho Google Disku použite aplikáciu Google Drive pre Mac – je zadarmo na stiahnutie na stránkach Googlu.

Fotogaléria #3

Google Disk aplikácie 1

Google Disk aplikácie 2

Google Disk aplikácie 3

Uzamknutie súborov

Funkcia uzamknutia súborov vám síce nezabráni v náhodnom odstránení súborov z Disku, ale zabráni tomu, aby nepovolaní používatelia mohli meniť obsah týchto súborov. Akonáhle súbor uzamknete, nikto ho nebude môcť upravovať ani komentovať, kým ho neodomknete. A čo viac, súbor môžu odomknúť iba používatelia s oprávnením Editor. Ide o malý krok, ktorým môžete chrániť tieto cenné súbory pred zmenou. Ak chcete súbor uzamknúť, kliknite pravým tlačidlom myši na položku v Disku Google a vyberte možnosť Informácie o súbore –> Uzamknúť. Vo výslednom vyskakovacom okne kliknite na tlačidlo Zamknúť a súbor bude zabezpečený pred zmenou a zostane tak, kým nebude odomknutý.

Fotogaléria #4

Google Drive uzamknutie dokumentu 1

Google Drive uzamknutie dokumentu 2

Google Drive uzamknutie dokumentu 3