Libor Kubín Poslednou dobou sa veľa hovorí o metóde GTD – Getting Things Done, ktorá pomáha ľuďom byť viac produktívni, stíhať svoju prácu aj súkromný život. 27. apríla sa uskutoční 1. konferencia o tejto metóde v ČR a Jablíčkař.cz si na rozhovor pozval jedného z najpovolanejších. Lukáša Gregora, učiteľa, redaktora, blogera a tiež lektora GTD.
Zdravím ťa, Lukáš. Povedzme, že som o GTD nikdy nepočul. Môžeš nám, ako laikom, povedať, o čo ide?
Metóda Getting Things Done predstavuje nástroj, vďaka ktorému môžeme byť oveľa produktívnejší. Vychádza z faktu, že aj napriek tomu, že mozog je fascinujúci orgán, má určité obmedzenia, ktoré my sami bojkotujeme (alebo o nich nevieme). Už napríklad tým, že ho z úplne nepochopiteľných dôvodov zaplavujeme či skôr zaburiňujeme. V takom stave ťažko môže byť použiteľný v plnej svojej sile pri kreatívnych procesoch, pri premýšľaní, pri učení, nemôže si ani plnohodnotne oddýchnuť. Ak svojej hlave pomôžeme od balastu (v zmysle: od vecí, ktoré naozaj nemusíme nosiť v hlave), urobíme prvý krok k tomu, aby sme boli efektívni.
A metóda GTD ponúka návod o niekoľkých krokoch, ako sa do toho stavu pokoja a schopnosti koncentrácie dostať. Ako uvoľniť hlavu pomocou odkladania položiek do tzv. schránky a ako usporiadať všetky svoje projekty a „úlohy“, či už osobného alebo pracovného rázu, do prehľadného systému.
Pre koho je metóda určená, komu môže pomôcť?
Derie sa mi z úst, že sa hodí pre každého, má to svoje ale. Ak sa na to pozriem cez rôzne typy zamestnaní, tie, ktoré bytostne stoja na akútnosti a reagovaní na okolie (napríklad hasiči, lekári, ale aj rôzny technický support, ľudia za telefóny…), budú môcť z metódy využiť len zlomok, alebo jednoducho využijú metódu pre svoj osobný rozvoj, osobnú rovinu. A tiež nie je metóda pre každého z toho dôvodu, že existujú ľudia, ktorým akýkoľvek poriadok, systematizácia naháňa hrôzu, alebo ich jednoducho ešte viac paralyzuje ako chaos.
A ešte vlastne jedna kategória – určite nie je pre tých, ktorí do metódy vmestnajú všetky svoje problémy s vlastnou slabou vôľou, myslia si, že im sama od seba pomôže, dokonca snáď v tom, aby žili šťastnejší život…
Všetky zvyšné skupiny ľudí môžu s GTD začať.
Existujú nejaké ďalšie podobné metódy? Ak áno, ako by si ich porovnal ku GTD?
Je potrebné GTD trochu demytizovať. Bez toho, aby som sa prehraboval v histórii úvah nad produktivitou, existujú pochopiteľne už dlhú dobu (áno, už v antickom Grécku) snahy o riešenie problémov nakladania s časom. GTD síce o tomto priam nie je, ale tiež nie je nejakým novým zázrakom, liekom, ktorý by David Allen zčistajasna vynašiel urputnými pokusmi v laboratóriu. Metóda v sebe obsahuje viac sedliackeho rozumu ako experimentovanie, dokonca by som si kacírsky trúfol povedať, že to označenie metóda jej v niečom škodí a zdôrazňoval by som práve ten aspekt nástroje a logickej súslednosti krokov, ktoré môžu pomôcť.
Tým len naznačujem, že určite existujú podobné metódy, prístupy, ktoré hovoria o tom, ako si čo najlepšie utriediť svoje „povinnosti“, niektorí takéto metódy majú bez toho, aby ich odkiaľkoľvek vyčítali, jednoducho ich to napadne. (Mimochodom, v tomto smere vedú ženy.) Ale ak by som mal nájsť vyložene nejaký ďalší nástroj, Ktorý sa ku GTD priamo hlási, určite by to bola metóda ZTD (Zen To Done, u nás prekladané ako Zen a hotovo). Ide o vhodné riešenie, pokiaľ si človek ku GTD už privoňal a začal tiež riešiť problematiku prioritizácie úloh, to preto, že Leo Babauta spojil GTD s prístupom Stephena Coveyho a všetko naformuloval tak, aby to bolo jednoduché. Alebo vhodné riešenie, pokiaľ GTD riešiť nechce, nechce ani čítať Coveyho, je skôr freelancer, bytosťou minimalista.
Čo je prvým krokom v ceste ku GTD, pokiaľ si teda uvedomím, že chcem robiť niečo so svojím časom a úlohami?
Začiatočníkom vždy odporučím urobiť si aspoň dve, tri hodiny často pre úplný pokoj. Pustiť si príjemnú hudbu, treba si otvoriť fľašu vína. Vziať si list papiera a naň buď do odrážok alebo pomocou myšlienkovej mapy vypísať všetky projekty, na ktorých práve robia. Dostať z hlavy maximum. Napríklad pomôžu aj tzv. oblasti záujmu (= role), ktoré ja rád využívam, napríklad zamestnanec, manžel, otec, športovec... ak nim potom jednotlivé projekty alebo skupiny/zoznamy úloh.
Prečo toto všetko? Akonáhle totiž vysypete tieto základy z hlavy, budete môcť začať praktizovať GTD. Začať odkladať, prilietajúci podnet zaznamenať a pri triedení potom priradiť k projektu, ktorý už máte zaznačený.
V otázke ale zaznelo aj robiť niečo so svojim časom. V tomto smere GTD nie je úplne najvhodnejší, resp. ona vytvára podklady, základovú dosku, ale nie je o plánovaní. Tu by som odporučil vziať do rúk treba knihu To najdôležitejšie na prvé miesto, alebo sa skrátka zastaviť, nadýchnuť a popremýšľať, kde práve som, kam chcem ísť, čo pre to robím… Je to skôr na inú debatu, GTD ale umožní, aby sa človek mohol zastaviť a nadýchnuť.
Čo potrebujem, aby som mohol GTD používať? Musím si kúpiť nejaké pomôcky? Čo by si mi odporučil?
Metóda je samozrejme primárne o patričných návykoch, výber nástroja by som ale nepodceňoval, pretože ovplyvňuje aj to, ako sa nám s tou metódou bude dariť zžiť. Zvlášť spočiatku, keď si ešte len dôveru v metódu budete budovať, je dobrý nástroj veľmi dôležitý. Mohol by som síce odporučiť nejakú špecializovanú aplikáciu, bol by som ale opatrnejší. U začiatočníkov mám dobrú skúsenosť s Wunderlistom, ktorý je skôr prepracovanejším „úložníkom“, ale niektoré postupy sa na ňom dajú už odskúšať a naučiť.
Niekomu ale oveľa viac vyhovuje papierové riešenie, ktoré má svoje kúzlo, ale aj svoje limity, rozhodne nie je tak flexibilné pri dohľadávaní, filtrovaní úloh.
Prečo má metóda viac softvérových aplikácií pre Apple ako pre Windows? Prejavuje sa táto skutočnosť nejako medzi záujemcami o metódu?
Ponuka pre Windows nie je malá, ale ide napospol o nástroje, ktoré skôr existujú, než že by sa využívali. Rozšírenosť GTD aplikácií pre platformu Apple je možné odvodiť aj zo skupín, ktoré s metódou pracujú – dosť často to bývajú freelanceri alebo ľudia z IT oblasti. A pokiaľ vstúpime do korporátneho sveta, ponúka sa možnosť využiť pre GTD priamo Outlook.
Je rozdiel medzi využívaním GTD pre študentov, IT manažérov, mamky v domácnosti alebo napríklad seniorov?
V samotných princípoch nie. Len projekty budú odlišné, u niekoho budú prevažovať podrobnejšie rozdelenie na jednotlivé kroky, u niekoho zase práca s rutinami. V tom je práve sila GTD, jej univerzálnosť.
Čím je metóda GTD tak unikátna, že si získava nových a nových fanúšikov?
Čiastočne na to odpovedám naprieč predchádzajúcimi reakciami na otázky. GTD vychádza zo sedliackeho rozumu, rešpektuje fungovanie (a obmedzenie) mozgu, predstavuje postup, ako si veci utriediť, a to nemusia byť len úlohy, ale napríklad aj rozostavenie kancelárie či vecí v dielni. Je univerzálna a rozhodne dokáže pomôcť čoskoro po jej implantovaní, v tom vidím veľkú prednosť. Výsledky sú hmatateľné a okamžité, čo človek potrebuje. Navyše s ňou je možné začať pracovať aj v období presu. Ak by ste mali v úmysle začať s úvahami nad svojim poslaním, v kope horiacich termínov by to bolo naozaj dosť ťažké.
Len by som bol opatrný s tým slovom unikátny, Skôr to beriem ako jej prednosti. Či je unikátna, to nechám na bádanie tým, ktorých to zaujíma. Mne vyhovuje, že mi práve GTD vstúpila do cesty, keď som ju potreboval, pomohla mi, a preto ju šírim ďalej.
Ako vyzerá GTD mimo SR? Ako je na tom v krajine svojho vzniku, v USA?
Môžem povedať len to, že tá rozšírenosť a povedomie, zdá sa, je na západe od nás väčšia. Ale nesledujem to nijak zvlášť, nemám vlastne veľa dôvod. Pre mňa sú dôležité moje vlastné skúsenosti a skúsenosti tých, ktorí sa na mňa obracajú, ktorí čítajú web mitvsehotovo.cz, alebo ktorí prechádzajú mojimi školeniami. Čítam a prechádzam špecializované blogy zo zahraničia, ale mapovanie stavu GTD vo svete je oblasť, ktorá momentálne ide mimo mojich potrieb.
A naopak, aká je komunita priaznivcov GTD v SR?
Zistil som, že žijem v určitej pokrivenej realite. Obklopený radom tých, čo GTD používajú, nadobudol som na nejaký čas dojem, že ide predsa o niečo také známe! Ale ouha, valná väčšina sveta okolo mňa o GTD nič nepočula av tom lepšom prípade vie len používať slovo tajm menedžment.
No a potom je tu tiež zvláštna skupina ľudí, ktorí myslia, že sa tu z GTD robí nejaké náboženstvo, ale veľmi neviem, odkiaľ sa ten pocit berie. Preto, že niekto, kto ju používa, sa o svoje skúsenosť delí, alebo hľadá tipy a rady od ostatných?
Rozsah komunity priaznivcov GTD v SR nedokážem veľmi odhadnúť. Na špecializovaný dotazník, ktorý vznikol v rámci jednej diplomovej práce, odpovedalo 376 respondentov, čo nás milo prekvapilo. Web Mítvšehotovo.cz navštevuje zhruba 12 tisíc jednotlivcov týždenne, ale web sa koncepčne rozšíril o ďalšie oblasti osobného rozvoja, takže nemožno tento počet brať ako odpoveď na záujem o GTD v Česku.
Spolupodieľaš sa na organizovaní 1. GTD konferencie u nás. Prečo konferencia vznikla?
Pri konferenciách vnímam poväčšinou dva základné motivačné popudy: a) umožniť stretnutie danej komunity, vzájomne sa obohatiť, b) prilákať nepoznamenaných, ľudí mimo ten kruh a niečím im rozšíriť zorné pole, treba aj vzdelať…
Môže na konferenciu prísť aj začiatočník alebo úplný laik ohľadom GTD? Nebude sa tam cítiť stratený?
Práve naopak, verím, že táto konferencia rada začiatočníkov či nepoznamenaných uvítala. Nejde nám o to, aby sme – ako nám niektorí vyčítajú – posilňovali kult GTD, Ale aby sme spolu hovorili nad témami produktivity a efektivity, hľadali spôsoby, ako dostávať veci do poriadku, vybalansovať pracovný a osobný život atp. A k tomuto je potrebné videnie aj tých, čo o žiadnych metódach doteraz nepočuli, alebo sa ešte len hľadajú. Mimochodom - hľadačom som stále aj ja, hoci GTD školím.
Skús nalákať našich čitateľov na konferenciu. Prečo by ju mali navštíviť?
Intuícia mi hovorí, že všetko sa bude niesť vo veľmi príjemnej atmosfére. Prostredie je krásne, tím tých ľudí, čo to organizujú, je mi ľudsky blízky, pozvaní prednášajúci a hostia kvalitné, vraj má byť výborné občerstvenie a jedlo… No, ja myslím, že to bude skrátka výborný deň!
Čo by si odkázal ľuďom, ktorí nestíhajú svoje úlohy v pracovnom živote a potrebovali by trochu rádu aj v tom súkromnom?
Alfou a omegou je uvedomenie si vzácnosti daru, ktorú sme dostali a ktorý neustále dostávame, s každým prebudením do nového dňa. Že sme, že žijeme. Žijeme v nejakom priestore av nejakom čase. A práve ten čas je veličina s toľkými neznámymi, že by sme si ho mali oveľa viac strážiť. Peniaze ušetriť môžeme, tiež si ich od niekoho požičať, čas jednoducho len plynie, bez ohľadu na to, ako veľmi si staviame hlavu. Bolo by skvelé, keby sme za neho boli vďační a vážili si ho. Potom až to organizovanie a plánovanie môže dávať zmysel a môže byť skutočne efektívna.
V prípade, že by ste sa o metóde GTD chceli dozvedieť viac, môžete sa prísť pozrieť na 1. GTD konferenciu v SR s celou plejádou tých najlepších rečníkov a lektorov v oblasti tejto metódy. Web konferencie a možnosť registrácie nájdete pod týmto odkazom.
Lukáš, ďakujem ti za rozhovor.
