Jiří Filip Komerčná informácia: Súčasná ponuka na trhu so systémami pre riadenie malej firmy je skutočne široká. Pritom výber toho správneho softvéru je skutočne dôležitým rozhodnutím. Nechcete predsa za pár týždňov zistiť, že ste zvolili nevhodne, prechádzať na inú aplikáciu a zaškoľovať celý tím od začiatku. Ako sa teda zorientovať v preplnenom trhu a vybrať softvér, ktorý porastie s vami a zároveň držať krok s najnovšími trendmi?
Pozrite sa na naše tipy, ako vybrať ten najlepší systém pre svoju firmu a aké požiadavky by informačný softvér mal spĺňať.
Prečo používať systém na riadenie malej firmy?
Existuje mnoho dôvodov, prečo by firma mala používať firemný softvér. Nielen veľké firmy, u ktorých je to samozrejmosťou pre udržanie organizácie naprieč celým podnikom a všetkými tímami. Ale aj u malých firiem, kde takýto nástroj na business management môže byť mocným nástrojom na vylepšenie firemných procesov. To vedie k zvýšeniu konkurencieschopnosti a úspechu firmy v dlhodobom horizonte.
Možno ste v situácii, že už nejaké nástroje vaša firma využíva… jeden na fakturáciu, jeden na komunikáciu, v excele riadite cashflow, v druhom excele máte zoznam zákazníkov, kalendár, výkazy a zvyšok na papieri. Pokiaľ sa vám toto riešenie zdá trochu chaotické, potom zapátrajte po jednom komplexnejšom systéme, ktorý na jednom mieste zastreší väčšinu vašich potrieb pre riadenie firmy.
Hlavné dôvody, prečo by aj malé firmy mali zaviesť systém na riadenie firmy:
- Zlepšenie efektivity a produktivity: Efektívne podnikový informačný systém umožňuje automatizáciu procesov, zníženie chýb pri ručnom zadávaní dát alebo kopírovaní a výraznú úsporu času. To vedie k zlepšeniu efektivity a produktivity pracovníkov a zvyšuje výkon firmy.
- Lepšie riadenie času: Systém pre riadenie firmy umožňuje ľahšie plánovanie a organizáciu času, úloh a projektov, čo umožňuje zamestnancom viac sa sústrediť na svoju prácu a znižuje stres.
- Efektívnejšie zdieľanie a správa informácií: Manažérsky informačný systém pomáha pri správe dát a informácií a umožňuje lepší prístup a zdieľanie dát medzi rôznymi oddeleniami a zamestnancami. To vedie k zlepšeniu spolupráce medzi zamestnancami, navyše máte všetky dôležité podklady na jednom mieste a to znamená koniec zbesilého hľadania v papieroch.
- Presnejšie a rýchlejšie rozhodovanie: Systém pre riadenie firmy poskytuje v reálnom čase informácie o stave projektov a činnostiach firmy, čo umožňuje rýchlejšie a lepšie informované rozhodovanie.
- Zníženie nákladov:Informačný systém pre malé firmy umožňuje lepšie plánovanie a kontrolu príjmov i výdavkov a pomáha identifikovať oblasti, kde je možné znížiť náklady.
Ktoré funkcie hľadať v systéme riadenia firmy?
Automatizácia
Systém pre riadenie firmy by mal umožniť automatizáciu opakujúcich sa procesov alebo priamočiarych aktivít, aby sa minimalizovali chyby a zbytočné vynakladanie času na opakujúcich sa úlohách. Automatizácia môže zahŕňať napríklad opakujúcu sa fakturáciu, upomienky na platby, automatické posielanie e-mailov, generovanie reportov alebo vytváranie úloh či projektov zo šablón. Týmto spôsobom je možné znížiť záťaž zamestnancov, obmedziť chyby a zlepšiť efektivitu práce.
Cloudové úložisko dát
Využitie cloudového úložiska dát môže umožniť jednoduchšie a bezpečnejšie zdieľanie dát vo vnútri firmy, všetko je prehľadne na jednom mieste. Tiež umožňuje prístup k dátam z akéhokoľvek miesta a kedykoľvek, čo zvyšuje efektivitu práce a umožňuje rýchlu výmenu informácií. Cloudové úložisko dát ocenia aj všetky firmy, kde členovia tímu pracujú napríklad z home office.
Riadenie úloh
Softvér pre riadenie firmy by mal umožniť ľahké sledovanie a riadenie úloh a ich termínov. To môže zahŕňať napríklad plánovanie a prideľovanie úloh, sledovanie stavu dokončenia úloh a pripomínanie nevybavených úloh. Vďaka tomu je možné členom tímu efektívnejšie rozdeľovať prácu, sledovať ich pracovné vyťaženie a včas dokončiť všetky zadané úlohy.
Riadenie projektov
Systém riadenia firmy by mal umožniť efektívne riadenie projektov, vrátane plánovania, koordinácie a sledovania pokroku projektov. To zahŕňa napríklad plánovanie rozpočtu, efektivitu a zárobkovosť projektov. Takýto systém umožňuje firme lepšie riadiť svoje projekty a dosiahnuť lepšie výsledky a zisky.
V ideálnom prípade by mal vybraný nástroj ponúkať viacero možností grafického znázornenia projektov napr. nástenky Kanban, Ganttove diagramy alebo tabuľkové prehľady pre jasnú vizualizáciu projektov, rozpočtov, zadávanie úloh, stavu a progresu.
CRM
Firemný softvér by mal zahŕňať aj nástroje pre správu vzťahov so zákazníkmi (CRM). To umožňuje firme efektívnejšiu komunikáciu so zákazníkmi a lepšiu správu ich požiadaviek.
Pokiaľ systém umožňuje zladiť CRM s ďalšími procesmi, ako je riadenie projektov, fakturácia, správa zmlúv alebo plánovanie cash flow, v rámci jednej platformy pre riadenie firmy, môžete vidieť svojich zákazníkov z perspektívy 360°.
Riadenie vyťaženia zamestnancov
Funkcia riadenia vyťaženia zamestnancov vám pomôže efektívnejšie rozdeľovať prácu medzi jednotlivých členov tímu a docieliť tak ich optimálne vyťaženie. Firemný informačný systém by mal umožniť plánovanie času a úloh tak, aby boli spravodlivo rozdelené a aby zamestnanci boli vyťažení adekvátne svojim schopnostiam a pracovnému výkonu. Zároveň by mal byť systém schopný sledovať vyťaženosť av prípade potreby ponúknuť vhodné riešenie, napríklad pomocou prerozdelenia úloh alebo vyššieho počtu zamestnancov v danom tíme. To umožní zvýšenie produktivity a spokojnosti zamestnancov, čo prispieva k dlhodobému úspechu firmy.
Tipy na výber najvhodnejšieho softvéru pre malé firmy
Pri výbere softvéru pre malú firmu je dôležité identifikovať svoje potreby a zohľadniť svoj rozpočet.
Zvážte tiež jednoduchosť zavedenia softvéru a jeho použitia, možnosť integrácie s ostatnými systémami a softvérmi, mobilnú aplikáciu a komplexnosť funkcií.
1. Identifikujte svoje potreby:
Než začnete hľadať vhodný softvér, zvážte, aké funkcie a vlastnosti potrebujete na správu svojej firmy.
Majte na pamäti, že niektoré softvéry ponúkajú špecializované funkcie pre určité odvetvie, zatiaľ čo iné sú univerzálne a dajú sa prispôsobiť potrebám rôznych odborov.
2. Jednoduchosť zavedenia softvéru a jeho použitie:
Zvážte, ako rýchlo môžete implementovať nový softvér do firmy a aké jednoduché je jeho používanie.
Hľadanie softvéru s intuitívnym rozhraním a jednoduchým nastavením môže ušetriť čas a minimalizovať školenia zamestnancov. V ideálnom prípade má softvér k dispozícii online návody a vzdelávacie videá, ktoré vám pomôžu so zaškolením, alebo ponúkajú aj konzultácie, kde môžete konzultovať implementáciu systému vo vašej firme.
3. Riešenie s funkciou pre riadenie financií:
Pokročilejšie softvérové riešenie s funkciou pre riadenie financií môže pomôcť malým firmám pri sledovaní a správe finančných operácií. Získate tým prehľad o príjmoch a výdavkoch v aktuálnom čase aj blízkej budúcnosti alebo plnení rozpočtov. Dokážete predikovať vývoj cash flow na blízke mesiace, zárobkovosť projektov aj slabé miesta, kde vo firme peniaze unikajú zbytočne.
4. Možnosť integrácie s ostatnými systémami a softvérmi:
Zvážte, aký ďalší softvér používate a či je nový softvér kompatibilný a dá sa ľahko integrovať s ostatnými systémami. Kľúčové je tak prístupné programovateľné rozhranie (API). Obľúbenou integračnou platformou je aj Make, ktorý umožňuje pokročilé integrácie a automatizácie.
Hľadanie softvéru s funkciami pre import a export dát môže uľahčiť prácu a minimalizovať manuálne vstupy dát.
5. Zohľadnite váš rozpočet:
Pri výbere softvéru zohľadnite svoj rozpočet a snažte sa nájsť riešenie, ktoré spĺňa vaše potreby a zároveň je dostupné v cenovej relácii vašej firmy.
Buďte obozretní pri porovnávaní cenových ponúk a zvážte, či sú dodatočné funkcie stoja za vyššiu cenu. Úplnou samozrejmosťou by mala byť bezplatná skúšobná verzia/trial.
6. Mobilné aplikácie súčasťou:
Dostupnosť mobilnej verzie systému pre riadenie firmy umožňuje vám aj vašim zamestnancom zostať v spojení a reagovať na cestách bez ohľadu na aktuálnu polohu a vybavenie. To je obzvlášť dôležité, pokiaľ ide o riadenie hybridných a vzdialených tímov a aktivít.
Majte na pamäti, že mobilná aplikácia by mala byť ľahko použiteľná a dostupná na rôznych operačných systémoch.
7. Komplexné funkcie pre reportovanie:
Softvérové riešenie s komplexnými funkciami na reportovanie môže pomôcť malým firmám sledovať a analyzovať výkonnosť vášho podnikania, sledovať efektivitu vašich aktivít, projektov a kampaní, aby ste mohli flexibilne reagovať na vzniknuté situácie.
V ideálnom prípade vám firemný softvér poskytne cenné pohľady do vašej finančnej výkonnosti, priebehu projektov a úloh, kapacity a využitie zamestnancov a mnoho ďalšieho. Pokročilé riešenie vám navyše umožní vytvárať vlastné grafické reporty a nastavovať rôzne kritériá na agregáciu a triedenie dát.
8. Komunikačné funkcie súčasťou:
Hľadanie softvéru s komunikačnými funkciami ako sú chatovacie nástroje alebo zdieľanie súborov môže pomôcť firmám v efektívnom vedení internej komunikácie.
Tiež hľadanie softvéru s možnosťou integrácie s ďalšími nástrojmi pre komunikáciu, ako sú videohovory, môže byť užitočné pre jednoduchú spoluprácu v rámci tímu.
Už máte vybrané?
Ako majitelia malej firmy máme na starosti mnoho vecí a často nie je jednoduché všetko skĺbiť. Správne vybrané softvérové riešenie pre riadenie firmy vám môže oproti konkurencii poskytnúť veľkú výhodu. Získate naraz prehľad – nad zákazkami a úlohami a ich termínmi, zákazníkmi a komunikáciou s nimi, cash flow aj nad vyťaženosťou jednotlivých členov tímu. Ušetríte veľa času, ktorý venujete opakujúcim sa úlohám s nízkou pridanou hodnotou. Namiesto toho môžete venovať energiu na inovácie a riešenia, ktoré posunú vaše podnikanie ďalej.
Autor: Caflou – All in one manažérsky systém pre malé a stredné firmy
Caflou vám pomôže efektívne riadiť celú firmu a jej financie. Umožní vám sledovať cash flow aj predvídať jeho budúci vývoj. Zbavíte sa rutinnej práce, znížite chybovosť, zlepšíte tímovú spoluprácu a zvýšite výkon firmy. Všetko na jednom mieste. Odkiaľkoľvek a za dostupnú cenu.
