Jiří Filip Pokiaľ šoférujete či ste sa niekedy snažili riadiť čo i len malý športový oddiel, určite mi dáte za pravdu, že sa o nič jednoduché nejedná. Osobne som sa mal možnosť pred pár rokmi na riadení jedného takého klubu – konkrétne mestského florbalového – čiastočne podieľať a hoci som pod sebou mal s kolegom len dve zložky, zorganizovať všetko tak, ako bolo potrebné, nebolo rozhodne nič jednoduché – ba práve naopak. V skratke sa totiž dá povedať, že starostí ohľadom riadenia klubu či jeho časti je mnoho a bez skutočne kvalitného plánu napríklad vo forme najrôznejších elektronických denníkov, komunikátorov a tak podobne ho zvládnete len ťažko. Jedno veľmi zaujímavé riešenie uľahčujúce vedenie športových klubov a poťažmo aj iných organizácií ponúka česká firma eos media sro Volá sa konkrétne eos club zone a keďže sa podľa nás jedná o naozaj veľmi zaujímavý počin, pokúsim sa vám ho priblížiť v nasledujúcich riadkoch.
Trocha teórie
Ešte než sa pustíme do rozboru celej platformy, v krátkosti vám jej klady priblížim. Tvorcovia popisujú eos club zone ako efektívnu online správu a komunikáciu naprieč členmi klubu, ktorá uľahčí fungovanie klubu vo všetkých smeroch, umožní komunikovať naprieč jeho štruktúrami a vďaka tomu šetrí prácu, čas aj peniaze. Ako už bolo spomenuté vyššie, využiť možno club zone nielen u športových klubov, ale napríklad aj u fitcentier a posilňovní, u záujmových krúžkov, materských škôlok či škôl a vlastne prakticky v akejkoľvek inej organizácii, v ktorej je skrátka a dobre potrebný komplexný prehľad nad jej fungovaním .
Používanie eos club zone nie je prínosom len pre vedenie klubov, ale aj bežných členov či „radových“ trénerov. Zatiaľ čo vedenie má k dispozícii napríklad rýchly prehľad o všetkom dianí v klube vrátane stráženia termínov, platformu pre zber elektronických prihlášok či najrôznejších potvrdení (napríklad o zdravotnej spôsobilosti) či riešenie pre GDPR a ďalšie administratívne záležitosti, bežní členovia sa tu dozvedia napríklad o nomináciách na zápasy , poťažmo všetky informácie o nich. Vyriešiť ale môžu cez eos napríklad aj ospravedlničky z tréningov alebo skrátka len komunikovať so zvyškom tímu / klubu. A práve dáta z ospravedlnení slúžia zase trénerom na vedenie elektronickej dochádzky a napríklad aj skladanie zostavy. Skrátka a dobre, možností je neuveriteľne veľa a hlavnou zbraňou je to, že sú skrátka na jednom mieste.
Áno, viesť tabuľku dochádzky na tréningy môžem samozrejme aj v Exceli, zostavu môžem vyvesiť na webovky klubu či facebookovú skupinu a komunikáciu riešiť cez tímovú skupinu na Messengeri alebo WhatsApp, ale to len v prípade, že váš klub číta len veľmi málo členov a vy ste schopní všetky dôležité záležitosti tak nejako udržať v hlave. Akonáhle sa však musia riešiť veci na viacerých frontoch, z vlastnej skúsenosti môžem povedať, že zorganizovať všetko tak, ako je potrebné, je extrémne zložité a to nie preto, že by to človek nedokázal namyslieť, ale skôr preto, že sa stratí v spleti x platforiem, na ktorých to musí riešiť a zverejniť. Komplexnosť eos club zone je teda v tomto smere skutočne skvelá a aby som bol úprimný, veľmi sa mi páči. Keby som ju totiž mohol využívať aj vtedy, život by bol hneď jednoduchší.
Jasne, využívanie platformy nie je zadarmo (aktivácia klubovej sekcie stojí 19 000 Sk bez DPH, pridanie mobilnej aplikácie ďalšej 3000 Sk bez DPH a od 2. roku budete mesačne platiť od 399 Sk bez DPH (podľa počtu členov klubu) za správu vrátane všetkých aktualizácií platformy a zákazníckej podpory), poťažmo si môžete predplatiť ďalší rad vecí). Na druhú stranu si ale myslím, že pokiaľ to vedenie myslí s klubom naozaj vážne, nejde o sumy, ktoré by sa nedali zaplatiť z klubového rozpočtu, ktorý je vo väčšine prípadov živený ako mestom či štátom formou dotácií, tak členskými príspevkami a sponzorskými darmi, o ktoré nemajú kluby núdzi.
Práca s platformou
Ako ste už asi pochopili z predošlých riadkov, platforma eos club zone je veľmi komplexný nástroj. O to viac ma prekvapila jej užívateľská prívetivosť, ktorá je podľa môjho názoru skutočne skvelá. Na prvý pohľad je totiž jasné, že je platforma vytvorená s dôrazom na jednoduché ovládanie a celkovú ľahkú pochopiteľnosť ľudí na všetkých úrovniach klubu, čo je úplne kľúčové. Predsa len, pomáhať má nielen vedenie, ale napríklad aj žiačikom, elévom vo veľmi nízkom veku či veteránskej sekcii, v ktorej sa v niektorých športoch objavujú aj dôchodcovia. Práve z pohľadu športového vedenia by som sa rád na celú platformu v nasledujúcich riadkoch aj pozrel, pretože mi je z logiky veci najbližšie. Zaoberať sa navyše primárne budeme pohľadom na webovú verziu, hoci je k dispozícii aj mobilné aplikácie. Tá je určená pre členov, aby mohli pohotovo komunikovať, a všetky svoje povinnosti rýchlo vyriešiť na telefóne. Vedenie klubu potom všetko spravuje a konfiguruje vo webovej verzii, ktorá je ale aj v mobilných zariadeniach plne responzívna.
Fotogaléria
Využívanie alebo ak chcete ovládanie celej platformy je založené na bočnom rozklikávacom menu, cez ktoré sa dá dostať do jednotlivých sekcií platformy. V mojom prípade klubového vedenia išlo konkrétne o sekcie Klubový múr, Moje tímy a múry, Dokumenty a súbory, E-prihlášky, Nominácia, Organizovanie, Kontaktovať správcu a Oficiálny web. K dispozícii je tiež kliknutie na aktuálne či minulé sezóny, ak by napríklad bolo niečo potrebné spätne dohľadať.
Názvy jednotlivých sekcií hovoria samy za seba. Napríklad Klubový múr funguje, ako asi očakávate, viac-menej rovnako ako múr na Facebooku, takže ho môžete de facto využiť ako verejnú nástenku na pripnutie informácií, ktoré by mali členovia vášho klubu vedieť. Okrem tejto možnosti múru je potom samozrejme k dispozícii aj múr tímový, ktorý slúži na komunikáciu len na úrovni daného tímu, čo je rozhodne fajn, pretože to výrazne napomáha v prehľadnosti celej platformy. Predsa len, elitný tím mužov by asi veľmi nezaujímalo, že sa tréning elévkov presúva výnimočne z utorka na stredu. Veľmi užitočnou vychytávkou je potom podľa môjho notifikačný systém na všetky nové príspevky a odpovede v nich, ktorý využíva ako mail, tak notifikácie v aplikácii na smartfónoch. Nie je teda prakticky možné, aby vám čokoľvek zásadného uniklo.
Okrem komunikácie na báze tímu potom slúži tímový múr aj na jednoduché vyhľadanie všetkých dôležitých dokumentov ohľadom daného tímu (a to ako pre realizačný tím a vedenie, tak aj hráčov), ako aj na vysledovanie tréningového rozpisu priamo v kalendári, zápasov a nominácií na ne. Nechýba ale ani preklik na dochádzku na tréningy či samozrejme kompletnú súpisku spolu s realizačným tímom, cez ktorú je možné akéhokoľvek člena jednoducho skontaktovať cez telefón alebo mail, alebo ho vyškrtnúť zo súpisky či u neho skontrolovať členské príspevky a tak podobne. Samozrejme platí, že nie každý užívateľ eos club zone má prístup ku všetkému - napríklad hráčom nie je umožnený pohľad na stav platieb a tak podobne, pretože by im to skrátka bolo k ničomu. Myslím si, že práve tímové múry a de facto tímové profily sú asi tou najsilnejšou zbraňou celej platformy, pretože dokážu poskytnúť skoro až neuveriteľne ucelený pohľad na štruktúru daného tímu z úplne všetkých uhlov jeho fungovania. Za celkové spracovanie tejto sekcie teda musím tvorcu rozhodne pochváliť.
Ďalšou sekciou sú Dokumenty a súbory, v ktorých nájdete podľa očakávania všetky dokumenty, súbory, formuláre a podobné veci nahrané do platformy pre členov klubu. Rokovať sa teda môže napríklad o najrôznejšie registračné formuláre či prihlášky do súťaží, ale napríklad aj informácie ohľadom zdravotných prehliadok, na ktoré kladie štát v amatérskych, poloprofesionálnych i profesionálnych súťažiach čoraz väčší dôraz a je preto určite fajn mať možnosť stiahnuť z jedného miesta všetko potrebné , čo od lekára potrebujem. Ide spravidla o zdravotný dotazník poskladaný vedením daného športu, ktorý musia vyplniť lekári a bez ktorého sa na ihrisko človek skrátka nepozrie. Jasne, aj toto sa dá samozrejme riešiť cez ulož.to, facebookové múry a podobné veci, ale ak je dokument potrebné rozšíriť medzi stovky ľudí, vytvorenie jedného "sťahovacieho" miesta, kde ho nájdu úplne všetci a to navyše veľmi jednoducho skrátka poteší. Samozrejme potom platí, že túto sekciu môže spravovať len vedenie klubu, takže sa nemusíte obávať toho, že by do nej členovia tímov nahrávali napríklad fotky či podobné hlúposti. Bez zelenej od vedenia to totiž nevedú.
Veľmi užitočnou sekciou sú aj E-prihlášky, ktoré slúžia zjednodušene povedané na zisťovanie záujmu o najrôznejšie udalosti "navyše" - teda napríklad neligové turnaje, klubové sústredenia a tak podobne. Prihlášky fungujú podobne ako udalosti na Facebooku, kedy k nim je možné pripísať množstvo doplňujúcich informácií na čele s kapacitou či cenou a následne na ne zbierate "Zúčastniť sa". Fajn je, že pri každej miniudalosti svieti vcelku výrazne upozornenie na to, že prihlásenie je možné ešte vykonať, pretože zisťovanie záujmu stále prebieha. Člen tímu by ho tak prešvihnúť nemal - teda ak nie je úplné nemehlo. Pochváliť tu tvorcu musím aj za to, ako si poradili s platobným systémom – respektíve jeho prehľadnosťou. Platba spojená s e-prihláškou sa potvrdeným účastníkom automaticky vygeneruje a dostanú notifikáciu, čo je nanajvýš príjemná featurka. Aj tu sa dá opäť hovoriť o skvelom zjednodušení práce pre vedenie klubu, pretože organizácia sprievodných aktivít nie je vôbec jednoduchou záležitosťou - ba práve naopak. Z vlastnej skúsenosti môžem povedať, že práve organizácia neligových "letných" turnájkov vo florbale, na ktorých sme sa veľmi radi v minulosti s kamarátmi zúčastnili, bolo oveľa väčšie peklo ako prejsť celou oficiálnou sezónou. Spojiť sa totiž s viacerými ľuďmi, dohovoriť sa na účasti, cene, ubytovaní a všetkom podobnom a to ideálne v nejakom rozumnom časovom horizonte sa totiž naozaj veľmi nedarilo a úprimne verím tomu, že to tak má 99 % menších klubov, kde sa hrá takpovediac za párok a pivo. Pre väčšie kluby sa potom samozrejme jedná "len" o ďalšie skvelé sprehľadnenie inak dobre fungujúcej štruktúry.
Predposlednou veľmi dôležitou sekciou je Nominácia, v ktorej získate rýchly prístup k nomináciám vašich tímov na jednotlivé zápasy. Samozrejme platí, že členovia budú mať k dispozícii len tie nominácie, ktoré sa ich priamo týkajú, vedenie potom naopak všetky. Dohľadať je tu možné ako nadchádzajúce nominácie na udalosti, tak skončené či prebiehajúce. Fajn je, že sa z tejto sekcie dá okrem zistenia toho, či ma má tréner v pláne nasadiť, aj veľmi ľahko prekliknúť na detail danej udalosti – teda väčšinou zápasu. Okamžite tak budete vedieť, kde a kedy sa hrá, teda o koľko vyjdete av koľko sa naopak vrátite domov. Všetko sa dá samozrejme rovnako ako vo všetkých predošlých prípadoch komentovať, vďaka čomu je celková organizácia zápasu opäť veľmi jednoduchá a hlavne transparentná.
Ako poslednú tu máme sekciu organizovania, ktorá sa vzťahuje na organizovanie najrôznejších podujatí na čele s domácimi zápasmi a tak podobne. Na tie je totiž vždy potrebné zaistiť usporiadateľskú službu vo forme zapisovateľov, podávačov lôpt, rovnačov mantinelov, zdravotníkov a tak podobne. A práve sekcia organizovania všetky tieto úkony veľmi sprehľadní a teda vo výsledku aj zjednoduší, pretože poskytne vedeniu ucelený pohľad na organizovanie na jednom mieste. Za pomoc na organizovanie môžu potom členovia zbierať bonusy na svoje členské kontá, za ktoré môžu byť následne podľa nastavenia klubu nejako odmenení.
Ako to teda všetko v globále funguje?
Napriek tomu, že verím, že ste celkové fungovanie platformy z predošlých riadkov už úplne pochopili, v krátkosti si ho dovolím ešte zrekapitulovať. eos club zone je teda platformou, ktorá prepája celé kluby a spolky a to naprieč všetkými kategóriami a sekciami – teda pokiaľ je to potrebné. Všeobecne sa dá povedať, že vedenie je schopné cez platformu prakticky čokoľvek rýchlo dohľadať či vykomunikovať s členmi klubu prostredníctvom celého radu nástrojov vo forme textov podobných postom na Facebooku, miniudalostí či najrôznejších dokumentov na stiahnutie. Členovia klubu sú potom schopní na tieto kroky reagovať komentármi, prípadne vyjadrovaním účasti na jednotlivé akcie. Navyše majú k dispozícii skvelý prehľad všetkého dôležitého, vďaka čomu sa nemôže stať - pokiaľ je teda eos club zone správne vedený -, že by niečo zabudli. To isté platí aj o vedení klubu a tréneroch, ktorí majú k dispozícii všetky dôležité dáta o tímoch a prípadne ich jednotlivých členoch, ktoré môžu rôzne analyzovať a potom v prípade nutnosti s jednotlivými členmi komunikovať – napríklad kvôli oneskoreniam za platby či chýbajúcim dokumentom. Nemalo by sa teda stať, že sa niečo také vypustí a následne sa z toho stane veľký problém – všetko je totiž stále na očiach. Je ale samozrejme kľúčové brať do úvahy to, že aby platforma skutočne dokonale fungovala, musí na nej prejsť kompletne celý klub a to bez výnimiek, pretože jedine tak je možné zaistiť 100% informovanosť. To ale podľa môjho názoru nie je vzhľadom na to, že na využívanie platformy stačí len internetové pripojenie v dnešnej dobe žiadny problém.
Keby som sa potom mal zamerať len na manažment ako taký, pre neho ponúka platforma nepreberné množstvo možností správy členskej základne oddielu, ktorý riadi a to aj vrátane najrôznejších exportov dát, evidencie všetkých platieb a tak podobne. Mimochodom, platobný systém je možné napojiť priamo na elektronické bankovníctvo, vďaka čomu sa v systéme všetko potrebné automaticky spáruje a vedenie potom už nič nemusí siahodlho dohľadávať podľa variabilných symbolov a tak podobne. Samozrejmosťou sú potom notifikácie na všetko dôležité - ostatne, ako u trénera aj členov.
Pre vedenie klubu tvorcovia platformy samozrejme poskytujú podporu aj možnosť spoločnej konfigurácie, vďaka čomu si každý klub môže prostredie svojej eos club zone nastaviť presne tak, ako potrebuje. Možnosť spoľahnúť sa pri úvodnom nastavovaní a ďalšom používaní platformy na podporu zo strany jej prevádzkovateľa je určite fajn.
Pokračovať
Hneď na úvod môjho záverečného hodnotenia by som rád zdôraznil, že ho píše človek, ktorý pod sebou kluby so stovkami členov nikdy nemal a ani zrejme mať nebude. Avšak aj ja ako niekto, kto sa snažil o vedenie tímov o nižších desiatkach členov musím uznať, že je pre tieto účely podobná platforma úplne dokonalá a som si úplne istý, že keď by aj môjmu bývalému ja dokázala vytrhnúť s jeho vedením piditému tŕň z päty , pre väčšie organizácie musí byť bez preháňania darom z nebies. Komplexnejší nástroj pre správu organizácie, ktorý je zároveň veľmi prehľadný a vďaka tomu aj využiteľný prakticky kýmkoľvek by ste totiž ťažko hľadali. Jasne, nemá zmysel si tu nahovárať že to, čo vám eos club zone poskytne nemožno vyriešiť cez vyššie spomínané Excely, Facebooky, Messengery a ktoviečo ešte. Zatiaľ čo však cez tieto platformy budete aj triviálne veci riešiť dlhé desiatky minút či hodiny, eos club zone to za vás urobí vďaka svojej prehľadnosti de facto sám a to za pár sekúnd. Klub či tím sa potom o všetkom dozvie jednoducho cez notifikáciu, čo je vec, ktorá platformu tiež čiastočne odlišuje od iných riešení. Zefektívnenie vašej práce teda bude skutočne obrovské. Rozhodne by som sa preto nebál dať eos club zone šancu, pretože som presvedčený o tom, že vás skutočne môže posunúť o kus ďalej.
Viac informácií o platforme eos club zone sa dozviete tu
Na organizáciu tímu bohato stačí tymuj.cz, ktoré je zatiaľ zadarmo
Jedného tímu jasne, súhlas. Toto je ale cielené pre kluby s vyššími desiatkami, stovkami až pokojne tisíckami členov ;)
FAČR zaisťuje licencie na podobný sw XPS (www.sidelinesports.com) vrátane mobilnej appky zadarmo. Podobná funkčnosť, pre kluby v nižších ligách, sú náklady EOS mimo realitu.
XPS je skvelý nástroj, ale určený je predovšetkým pre trénerov, sledovanie športovej výkonnosti a prípravu tréningov. Proste pre športovú stránku fungovania klubu. Funkčnosťou je eos odlišný - skôr je zameraný na manažment klubu a organizáciu s presahom do marketingu.