Jabĺčkar V poslednom článku na tému Evernote som popisoval najrôznejšie typy vstupov, ktoré je možné do tejto skvelej služby dostať. Spomínal som možnosti uloženia textovej poznámky, zvukovej nahrávky, obrázkov alebo skenovaných dokumentov, e-mailov, súborov, webového obsahu, vizitiek, pripomienok či zoznamov. Takto zhromaždené informácie nie je nutné pri nízkom počte záznamov nijako zložito organizovať, pretože pre nájdenie špecifickej poznámky postačí využiť základný postup – zadať kľúčové slovo (prípadne viac slov) do vyhľadávacieho poľa, spustiť akciu hľadania a poznámka sa behom niekoľkých sekúnd objaví. Však hľadanie je jednou z najsilnejších zbraní tejto služby…
V rastúcom množstve dát však rastie aj potreba zaviesť organizačný systém, ktorý nám zjednoduší orientáciu a následnú prácu s tak starostlivo zhromažďovaným obsahom. A ako je možné informácie v Evernote organizovať? Existujú tri základné organizačné nástroje, Ktoré môžete využiť, ak tomu jeden jednoduchá funkcia, ktorá umožní ich prepojenie. Pusťme sa do toho a postupne si ich predstavme.
Zápisník (notebook)
Asi najľahšie uchopiteľným objektom v Evernote, ktorý dá vašim poznámkam logický poriadok, je zápisník. Predstavte si ho ako klasický viazaný či lepený zošit alebo zložky, do ktorých zakladáte každú novo vytvorenú poznámku s akýmkoľvek obsahom predstaveným v už spomínanom predchádzajúcom článku (samozrejme s ohľadom na maximálnu možnosť veľkosť poznámky, ktorá sa verzia od verzie líši). Tieto stránky potom môžete ľubovoľne prechádzať, radiť ich alebo prehľadávať.
Rozlišujeme dva základné typy zápisníkov - lokálna a synchronizovaný. Typ zápisníka volíme pri jeho vytváraní v OS X, vo verzii pre iOS je možné vytvoriť iba druhý z nich, a to práve preto, že zápisník lokálny je určený iba na použitie v desktopovej aplikácii bez možnosti synchronizácie na server Evernote. Síce k nemu z tohto dôvodu nemáte prístup zo žiadneho ďalšieho zariadenia (vrátane webového prostredia), ale dokážete tak zamedziť odosielaniu dát mimo vášho počítača (ak napríklad nechcete stratiť kontrolu nad niektorými citlivými dátami).
Ďalším parametrom, s ktorým sa v Evernote stretnete, je príznak tzn. implicitného zápisníka (default notebook; opäť sa konfiguruje iba v desktopovom alebo webovom prostredí), ktorý definuje zápisník, do ktorého budú štandardne padať napríklad e-maily preposlané na špeciálnu adresu Evernote. Jednoducho povedané – je to základný vstupný zápisník pre vaše poznámky (ak poznáte metódu Dokončiť veci, dá sa označiť tento zápisník za váš Doručená pošta čiže vstupnú schránku).
Dôležitou možnosťou pre vás, kto si platíte Prémiový alebo firmy účet, je nastavenie offline prístupu k poznámkam v jednotlivých zápisníkoch. Občas sa totiž môže stať, že budete potrebovať nahliadnuť do poznámok aj vo chvíli, keď práve nemáte prístup internetu. Hodí sa to na cestách, mimo dosahu mobilnej či Wi-Fi siete, prípadne ak chcete s poznámkami pracovať skutočne okamžite. V prostredí Evernote ste schopní nastaviť kompletné sťahovanie všetkých vašich poznámok do zariadenia – pozor ale na maximálnu kapacitu vášho zariadenia a veľkosť poznámok, ktoré v zápisníkoch máte.
Zápisníky v Evernote (nielen pre iOS) sú jediným organizačným nástrojom, ktorý môžete zdieľať s viacerými ľuďmi a umožniť tak spoluprácu v rámci tímu, prípadne aktívne či pasívne využívanie celého obsahu všetkými zainteresovanými ľuďmi. Pri zdieľaní je možné nastaviť aj rôzne typy oprávnení – od možnosti obyčajného zobrazenie poznámok po editáciu a možnosť prizvať ostatných na prácu so zápisníkom. Zdieľať môžete samozrejme aj samostatnú poznámku, táto funkcia však ponúka iné možnosti a využíva sa v odlišných situáciách.
A na záver jedno malé upozornenie – pozor na obmedzenie množstva zápisníkov, ktoré môžete vytvoriť v rámci jedného účtu. V prípade verzie zadarmo je to 100 zápisníkov, v prípade prémiovej či business verzie sa jedná o zápisníkov 250. Rovnako existujú ďalšie obmedzenia, týkajúce sa napríklad zdieľania. Odporúčam prejsť si článok, ktorý všetky tieto obmedzenia detailne popisuje.
Kúpka (stack)
Ak si predstavíte niekoľko zápisníkov logicky k sebe patriacich a naukladaných na jednom mieste, vznikne vám tzv. „kupka“, ktorá je ďalším z organizačných nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť vo ľahšiu orientáciu vo vašom systéme. Kupka ako taká je iba vizuálnym zjednotením zápisníkov, pre ľahšie vyhľadanie. Nemá žiadne špeciálne vlastnosti, nemožno ju zdieľať ani do nej vkladať poznámky (skutočne iba zápisníky).
Štítok (tag)
Posledný a najdiskutovanejší organizačný nástroj v Evernote je štítok. Nie je zmyslom tohto článku popisovať stratégiu štítkovania (ak chcete, nájdete mnou nastavenú stratégiu popísanú v jednom z článkov na Mať všetko hotovo), však mám pre vás jeden tip – držte štítky v jednoduchej, ľahko zapamätateľnej a nepočetnej štruktúre. Oplatí sa to, rovnako ako je užitočné urobiť si občas vo svojom štítkovacom systéme „upratovanie“ (rozumejte premazať štítky nevyužívané). Osobne upratujem raz mesačne.
Z hľadiska organizácie štítkov si v iOS verzii neužijete toľko možností ako v aplikácii pre OS X. Nečakajte, že budete môcť vytvárať viacúrovňové štruktúry, či už spôsobom Chyť pusti alebo inak. V aplikácii pre iPhone alebo iPad štítok vytvoríte, premenujete, priradíte či zmažete. Nič viac, nič menej.
Bodka v podobe uloženého hľadania (saved search)
Pýtate sa, čo robí hľadanie v článku o organizácii poznámok? Možno by som ho sem ani nezahŕňal, nebyť možnosti akékoľvek vami zadané a použité hľadanie tiež uložiť pre neskoršie využitie. Vďaka špeciálnej vyhľadávacej syntaxi máte možnosť skombinovať pohľad na poznámky nielen cez notebook alebo štítok, ale aj tieto dve organizačné kategórie kombinovať. Zapamätajte si dva vyhľadávacie parametre – notebook: (pre vyhľadanie všetkých poznámok v zápisníku) a značka: (pre obmedzenia podľa štítkov, ktoré sú k poznámkam priradené). Akonáhle spíšete vyhľadávací dotaz (napr. notebook:“2014 Evernote Jabĺčkar“ tag:článok tag:jún tag:2014), dostanete možnosť ho tiež uložiť a kedykoľvek jedným kliknutím opäť použiť. Odporúčam si pridať takéto uložené hľadanie aj do skratiek (shorcuts), ak ho využívate naozaj často.
Definícia stratégie? Beh na dlhú trať
Aké zápisníky, kôpky, štítky či uložené vyhľadávanie zvolíte, je skutočne individuálne a neuniverzálne. Ja sám bojoval s konfiguráciou niekoľko rokov, než som si našiel tú svoju, jednoduchú a funkčnú. Samozrejme sa mení aj s povahou činností, ktoré v osobnom i pracovnom živote vykonávate, alebo napríklad s ľuďmi, s ktorými spolupracujete. A ďalšie zmeny a úpravy prichádzajú, ak sa rozhodnete využívať Evernote v tíme.
Pokiaľ chcete o Evernote, jeho možnostiach alebo napríklad aj definícii organizačnej štruktúry zistiť viac, odporúčam navštíviť portál LifeNotes, ktorý sa zameriava priamo na možnosti využitie Evernote v praxi.
Prajem vám veľa vytrvalosti a usilovnosti pri budovaní vášho Evernote systému. V pokračovaní tohto seriálu sa pozrieme na zub aplikáciám pre iOS, s ktorými rozšírite možnosti využívania vášho Evernote.
[app url=“https://itunes.apple.com/sk/app/evernote/id281796108?mt=8″]
Nejako som nepochopil ako je to so zápiesnikom „lokálny/synchronizovaný“ pre iOS. Keď na iPhone vytvorím zápisník tak ho vidím ako na iPade tak v klientovi Win. Ako sa teda synchronizujú, keď je len lokálna?
vďaka
Máte pravdu, v článku je chyba - namiesto slova PRVÁ má byť slovo DRUHÝ. Už som písal a poprosil o opravu.
Vďaka moc za upozornenie.