Peter Binder Vitajte pri krátkom seriáli článkov o výbornej GTD aplikácii omnifocus od spoločnosti The Omni Group. Seriál sa bude skladať z troch častí, kedy si najskôr podrobne rozoberieme verziu pre iPhone, Mac av poslednej časti budeme tento produktívny nástroj porovnávať s konkurenčnými produktmi.
OmniFocus je jedna z najznámejších GTD aplikácií. Na trhu ich sa vyskytuje od roku 2008, kedy najprv vyšla Mac verzia ao pár mesiacov neskôr bola zverejnená aplikácia pre iOS (iPhone/iPod touch). Od jej vydania si OmniFocus získal širokú základňu fanúšikov, ale aj odporcov.
Ak by ste sa ale spýtali nejakého používateľa jablčných produktov, aké 3 GTD aplikácie na iPhone/iPad/Mac pozná, určite by jedným zo spomínaných nástrojov bol práve OmniFocus. V jeho prospech hovorí aj získanie ceny „Apple Design Award pre Best iPhone Productivity Application“ za rok 2008 alebo fakt, že je posvätený ako oficiálny nástroj samotným Davidom Allenom, tvorcom metódy GTD.
Poďme sa teda na iPhone verzii bližšie pozrieť. Pri prvom spustení sa ocitneme v tzv. „domácej“ ponuke (1. ponuka na dolnom paneli), kde sa budete pohybovať väčšinu času strávenú nad OmniFocusom.
V tej nájdeme: inbox, projekty, kontexty, Due Soon, oneskorený, označené, Vyhľadanie, Perspektívy (voliteľné).
inbox je vstupná schránka alebo miesto, kam vkladáte všetko, čo vás práve napadá, s cieľom odľahčiť svojej hlave. Ukladanie úloh v OmniFocuse do inboxu je veľmi jednoduché. Navyše na uloženie položky do vstupnej schránky stačí iba vyplniť názov a zvyšné parametre si môžete doplniť neskôr. Medzi ne patria napr.:
- Kontext – predstavujú akúsi kategóriu, do ktorej úlohy zaradíte, napr. doma, kanceláriu, na počítači, nápady, kúpiť, pochôdzky, apod.
- projekt – priradenie položiek k jednotlivým projektom.
- Štart, due – čas, kedy úloha začína alebo ku ktorej sa vzťahuje.
- Vlajka – ovlajkovanie položiek, po priradení vlajky sa úlohy zobrazia v sekcii Flagged.
Pri jednotlivých vstupoch môžete navyše nastaviťopakovanie alebo pripojiť k nim hlasovú poznámku, textovú poznámku ČI fotografovi. Možností je teda niekoľko. Najdôležitejšie sú podľa môjho názoru context, projekt, prípadne dve. Navyše tieto tri vlastnosti vám veľmi ľahšie orientáciu v aplikácii vrátane vyhľadávania.
Po Inboxe v „domácej“ ponuke nasledujú projekty (Projects). Ako názov napovedá, nájdeme tu všetky projekty, ktoré ste si vytvorili. Pokiaľ by ste chceli vyhľadávať nejakú položku, tak môžete buď priamo prechádzaním každého projektu alebo vybraní možnosti Všetky akcie, kedy uvidíte všetky úlohy roztriedené podľa jednotlivých projektov.
Na rovnakom princípe funguje aj hľadanie v už spomínaných kategóriách (Contexts).
Táto sekcia je užitočná v tom, že keď napr. ste v meste na nákupoch, tak sa takto pozriete na context nákupy a hneď vidíte, čo všetko je potrebné obstarať. Môže sa samozrejme stať, že k úlohe žiadny context nepriradíte. To vôbec nevadí, OmniFocus to rieši múdro, po „otvorení“ sekcie Contexts zíďte dole, kde uvidíte zvyšné nepriradené položky.
Due Soon predstavuje úlohy vzťahujúce sa k blízkej dobe, ktorú si môžete nastaviť na 24 hodín, 2 dni, 3 dni, 4, dni, 5 dni, 1 týždeň. oneskorený znamená prekročenie nastavenej doby pri úlohách.
2. ponukou na paneli je GPS lokácie. K jednotlivým contexts je možné totiž jednoducho pridať lokácie a to buď pomocou adresy alebo súčasného umiestnenia. Nastavenie pozície je dobré napr. v tom, že po zobrazení mapy ľahko spoznáte, k akým miestam určité úlohy patria. Avšak mi táto vlastnosť príde ako taká skôr doplnková a nie tak dôležitá, zaiste však existuje veľa užívateľov, čo ju efektívne využíva. OmniFocus pre zobrazovanie nastavenej lokácie používa Google maps.
3. ponukou je synchronizácia. Tá predstavuje obrovskú konkurenčnú výhodu pre OmniFocus, ktorú sa ostatné aplikácie snažia dobehnúť, ale zatiaľ však márne. Najmä čo sa týka cloud syncu. Ten mi príde, že predstavuje zakázanú oblasť, kam sa bojí väčšina ostatných vývojárov vstúpiť.
Pri OmniFocus máte na výber zo štyroch typov synchronizácie dát – MobileMe (nutnosť vlastnenia MobileMe účtu), haló (chytrá a účinná možnosť, pomocou ktorej synchronizujete niekoľko Macov, iPhonov dohromady), Disk (uloženie dát na načítaný disk, cez ktorý prebehne prevod dát do ďalších Macov), pokročilý (WebDAV).
4. ponuka s ikonou Doručená poštau značí jednoduché zapisovanie položiek do vstupnej schránky. Poslednou možnosťou na dolnom paneli je nastaveni. Tu si vyberáte, aké úlohy chcete zobrazovať v projektoch a contexte, či dostupné úlohy (úlohy bez nastaveného štartu), zostávajúce (položky aj s nastaveným štartom udalosti), všetky (úlohy hotové aj nehotové) či ďalšie (ďalšie kroky v rámci contextu).
Medzi ďalšie nastaviteľné možnosti patria notifikácia (zvuk, text), do dátumu (doba, kedy sa úlohy zobrazia v due soon), odznaky na ikone, nainštalovanie Safari bookmarkletu (po ktorom budete môcť zo Safari posielať odkazy do OmniFocusu), reštartovanie databázy a experimentálne vlastnosti (landscape mód, podpora, perspectives).
OmniFocus teda ponúka široké možnosti nastaviteľných vlastností, pomocou ktorých si je možné túto aplikáciu prispôsobiť obrazu svojmu. Avšak čo sa týka grafického spracovania, tak pôsobí veľmi studeným dojmom. Áno ide o produktívnu aplikáciu, takže by nemala vyzerať ako omaľovánky, ale pridanie niekoľkých farieb vrátane farebných ikon, ktoré by si používateľ mohol meniť, by rozhodne pomohlo. Navyše z mojej skúsenosti viem, že čím krajší vzhľad, tak tým mám väčšiu motiváciu a radosť do práce.
Chýba aj ponuka, kde by ste videli úplne všetky úlohy. Áno môžete si ich zobraziť pomocou výberu možnosti „All actions“ u projektov či contexts, stále to však nie je ono. Navyše musíte stále prechádzať z jednej ponuky do druhej, ale to už je pri väčšine GTD aplikácií takýto štandard.
Okrem týchto pár nedostatkov je však OmniFocus výbornou aplikáciou presne plniacou svoj účel. Orientácia v ňom je veľmi jednoduchá, aj keď občas musíte prechádzať z jednej ponuky do druhej, stačí skutočne pár minút strávených preskúmavaním užívateľského prostredia a ihneď pochopíte, ako všetko funguje. Čo sa mi naozaj veľmi páči je vytváranie zložiek. Túto možnosť drvivá väčšina aplikácií podobného zamerania neponúka, pritom veľmi uľahčuje užívateľovi prácu. Jednoducho si vytvoríte zložku, do tej potom pridávate jednotlivé projekty alebo ďalšie zložky.
Medzi ďalšie výhody patrí už spomínaná synchronizácia, možnosti nastavenia, ľahké vkladanie úloh v rámci projektov, výborná povesť, označenie OmniFocusu Davidom Allenom, tvorcom metódy Getting Things Done, ako oficiálnu aplikáciu. Ďalej možnosť pridávania fotografií, poznámok k úlohám pri vkladaní do inboxu, s čím som sa stretol prvýkrát až pri OmniFocuse a jedná sa o veľmi užitočnú funkciu.
Spoločnosť The Omni Group navyše poskytuje výbornú užívateľskú podporu pre všetky verzie tejto aplikácie. Či sa jedná o PDF manuál, kde získate odpovede na všetky vaše prípadné otázky a nejasnosti, tak video návody, na ktorých názorne uvidíte, ako OmniFocus funguje. Pokiaľ by ste predsa len nenašli odpoveď na váš problém, môžete využiť fórum spoločnosti alebo priamo sa obrátiť na email určený na pomoc zákazníkom.
Je teda OmniFocus pre iPhone najlepšou GTD aplikáciou? Z môjho pohľadu asi áno, postrádam síce niekoľko funkcií (hlavne ponuku so zobrazením všetkých úloh), ale tieto vyššie zmienené nedostatky OmniFocus valcuje svojimi kladmi. Všeobecne na túto otázku možno veľmi ťažko odpovedať, pretože každému užívateľovi vyhovuje niečo iné. Avšak patrí medzi úplnú špičku a pokiaľ sa budete rozhodovať, akú aplikáciu kúpiť, s OmniFocusom nesiahnete vedľa. Cena je o niečo vyššia, stojí 15,99 €, ale nebudete ľutovať. Navyše vďaka tejto aplikácii budete zvládať prácu aj život a cítiť sa pritom dobre, čo si myslím, že za túto cenu stojí alebo nie?
Ako sa vám OmniFocus páči? Používate ho? Máte pre ostatných používateľov nejaké tipy, ako s ním efektívne pracovať? Myslíte si, že je najlepšia? Povedzte nám svoje názory v komentároch. Čoskoro vám prinesieme druhý diel seriálu, kde sa pozrieme na zúbok verziu pre Mac.
iTunes odkaz - 15,99 €
Článok som síce len preletel, pretože s funkcionalitou mám skúsenosti a bol som zdvíhavý na záver. Viac by ma zaujímalo prečo by som nemal ľutovať tých 16 minúť? Ak sa na to podívam čisto teoreticky, tak Things mi ponúka to isté, taktiež má Mac verziu, veľkú komunitu a svižnú podporu a stojí o polovicu menej. Taktiež prostredie mi prijde oveľa jednoduchšie a viac user-friendly (to môže byť subjektívne).
Tak napríklad keby ste tie zvyšné odseky nepreletel, tak by ste zistili, čo má OmniFocus navyše. Je tam dôkladne rozobraný. Prečítanie vám zaberie cca 5 minút av závere nie je vymenované všetko. Myslím si, že OF je iná liga ako Things, čo je môj názor a viac si to rozoberieme v tretej časti seriálu ;).
Používam už nejaký čas 2do a oproti omnifocus má hneď niekoľko výhod:
* synchronizácia proti toodledo
* za jeden nákup je aplikácia ako pre ipad tak pre iphone
* nezrovnarele lacnejšie
* už v základe podpora projektov a check listov
* pekné rozhranie ;-)
* z jednotlivých typov hľadania je možné vytvoriť zložky
* integrovaný backup
Jediné mínus:
* priamo nepodporuje contexty
Jediné čo by som vylepšil, je automatické plánovanie taskov do kalendára s ohľadom na ich časovú náročnosť.
Používam OmniFocus už niekoľko rokov v oboch verziách (Mac aj iPhone) a musím povedať, že v Mac verzii ma tak nadchol, že jeho uvedenie pre iPhone bola prvým a hlavným pragmatickým dôvodom na kúpu iPhone. Pred OmniFocusom som skúšal na Macu niekoľko aplikácií a vybral som OmniFocus aj keď bol najdrahší. Teraz vidím, že som urobil dobre. Pre svoje použitie (píšem si skutočne každú úlohu, na ktorej mi záleží a ktorá by mohla inak zapadnúť) ju považujem za najlepšiu. Použil som, myslím už všetky funkcie, takže čokoľvek by mu chýbalo, už by som vnímal ako obmedzenie. Odporúčam každému, kto to so sebou samým myslí vážne. Aby nebolo len pri chvále: dve veci uvidím rád v ďalších verziách: prehľad, do ktorého si vycucám úlohy, ktorým sa daný deň chcem venovať (to som v podstate vyriešil pomocou zástaviek – Flagged) a push synchronizáciu (bez nej teraz síce na Macu vytvorím úloha s časovým upozornením, ale tá sa mi do iPhone bez predchádzajúcej synchronizácie – rozumejte spusteniu aplikácie na telefóne – neprenesie, teda naň telefón ani neupozorní). Pritom viem, že to ide – dôkazom funkčnosti treba taký iCal (na Macu vytvorím udalosť s časovým upozornením a bez spustenia iPhone verziu, na iPhone ma v danej chvíli upozorní).
Vďaka za recenziu, pred nedávnom som sa začal GTD venovať a zatiaľ používam Things, tak sa naozaj teším na porovnanie s OF. Trebárs ma presvedčíte, že sa oplatí venovať ten čas a naučiť sa pracovať s (pre mňa možno zatiaľ príliš) zložitejším OF. Už sa teším na ďalšie diely!
Tá zložitosť je naozaj len zdaním, uvidíte v ďalších častiach. OmniFocus pôsobí určitým neprehľadným, zložitým dojmom, ale po vyskúšaní zmeníte názor. Môžete si pustiť videotutoriály na stránkach The Omni Group a uvidíte ;).
So všetkým čo je v článku napísané môžem len a len súhlasiť. Niekoľko rokov sa snažím zžiť s GTD a tak som vyskúšal väčšinu IPHONE GTD aplikácií. A priebeh bol vždy rovnaký – najprv nadšenie nad množstvom parádičiek ale nakoniec začali na povrch vyplávať nedostatky, ktoré sa ukázali oveľa dôležitejšie ako farebné tlačidlá. Bohužiaľ GTD má jednu veľmi nepríjemnú vlastnosť - kvalitu aplikácie spoznáte až keď v nej máte v behu naozaj veľa projektov a tie rozpitvané do mnohých úloh. Potom je ale katastrofou dôjsť k zisteniu, že vlastne aplikácia nevyhovuje a musíte všetko prepísať do inej a modliť sa, aby za 2 - 3 mesiace nebolo zistenie rovnaké. A práve toto je hlavnou výhodou Omnifocusu – je to úplne iná trieda ako všetko ostatné – robustná a konštruovaná na naozaj intenzívnu prácu s veľkým spektrom rôznych činností a pritom sa v tom nebudete strácať. Jediným problémom je donútiť svoju hlavu aby sa od GTD neodkláňala – ale to asi žiadna aplikácia nevyrieši :-)
Inak niekoľko mesiacov používam vedľa Iphone aj Prípade verziu a tá je tým, že pracuje s väčšou plochou úplne dokonalá.
Na implementáciu GTD môžete použiť tento web-based application:
http://www.Gtdagenda.com
Môžete použiť manažment vašich cieľov, projektov a tašiek, set ďalších akcií a contextov, použiť checklists, schedule a kalendár.
Syncs with Evernote, a tiež comes with mobile-web, Android a iPhone apps
Hmm no dobra…. osobne sa priznávam, že som PC užívateľ, teda Mac vôbec… a ani o iPhone aplikácii som nepočul doteraz a to som GTD variantov vyskúšal už dosť…. v súčasnej dobe mi maximálne vyhovuje Todledoo - To do list.
Tesim sa na porovnanie či bude, či sa tých 19 dolárov navyše toľko vyplatí….
Používam Things a som nanajvýš spokojný.
Používam aplikáciu Todo, v ktorej mám všetky funkcie z GTD ktoré potrebujem, synč s toodledo a to všetko za 0,79e
Ja osobne nedám dopustiť na Pocket Informant. Kôstka.
Používam OmniFocus ako na iPhone, tak na Mace aj iPade… Pre mňa vo všetkých smeroch úplne vyhovujúce kombinácie. Vyskúšal som drvivú väčšinu „konkurencie“, ale ako tu bolo už uvedené, inú takto robustnú a pre veľké množstvo úloh stavanú aplikáciu v tejto chvíli nepoznám… Synchronizujem cez MobileMe, dostatočná spokojnosť, mám to ešte previazané s iCal. V iPhonovej mi dosť schádza časový prehľad ako na iPade. Ako osobne používam jednotlivé časti: iPhone neustále po ruke, teda ideálny pre zbieranie dát do inboxu vrátane audio a fotiek (naučil som sa využívať predovšetkým audio záznamy, sú rýchlejšie a potom ich môžete pohodlne upraviť). iPad používam na večerné Reviews (nechce sa mi otvárať notebook alebo ho nechávam v kancli, k televízii iPad ideálny) a na bežnú agendu počas dňa. Mac verziu na zadávanie zložitejších perspektív a na veľké Reviews projektov – ideálna na mesačné podrobnejšie Reviews a zaraďovanie a rozplánovanie nových projektov…. aj keď to stálo všetko dohromady „trochu“ viac ako Things, ToDo atď….. neľutujem. Takže tak….
Mám obe verzie pre MAC aj iPhone. Taktiež obe verzie Things. Popravde som už dvakrát switchnul za posledné 2 roky z jednej na druhú a späť.
V súčasnej dobe som zatiaľ stále pri Things. Myslím, že rozhodnúť u týchto dvoch, je dosť ťažké. Obe vynikajú niečím trochu iným, ale ťažko ich rozsúdiť. Omnifocus je prísne GTĎácky, ale ako už bolo napísané vyššie, je u neho potrebné silné sebakontroly, poctivé review a je skutočne hrozne chladný.
Že by s Things nešlo zvládnuť veľké kvantum projektov a úloh si nemyslím. Jediné čo u neho chýbajú, sú subtasky. Výborné sú v kombinácii s ThingFolders (k správe references).
Omnifocus sa dá zase neskutočne ohýbať pre svoje potreby, od jednoduchého úlohovania až po naprogramovanie najmenších detailov života.
Skutočne ide o uhol pohľadu, každý z týchto programov tú problematiku uchopuje trochu inak. je ťažké ich rozsúdiť.:-)
Aplikácia sa či byť fakt veľmi dobre prepracovaná aj keď cena 31 eur na iPad nutí na zváženie. Ale aj môj čas má svoju cenu :0)
Čo však zväzujem najviac je synchronizácia s PC a práca aj na PC. Nie synchronizácia pomocou WiFi, to nemusím robiť, keď mám oba stroje pri sebe. Potrebujem synchronizáciu cez sit.
Umozni to WebDAV alebo beta verzia O?
A ako budem môcť pristúpiť k dátum na PC? Nejaky klient alebo web?
Toto všetko je vyriešené v Toodledo napríklad. Klient na iPad a na PC cez web rozhranie priamo v Toodledo.
@Peter Binder:
Poradite mi s problemom synchronizácie iPad a PC, kazde v inej lokalite, prosim?
WebDAV by to umožniť mal, bohužiaľ však s tým nemám žiadne skúsenosti, respektíve tento problém som nemusel riešiť. Určite by to šlo vyriešiť pomocou účtu MobileMe, avšak ten tiež stojí pomerne dosť peňazí, keby ste ho kupovali iba pre tento účet. A tiež možnosť Disk, ale tu tiež nemám vyskúšanú. Pokiaľ by vám niektorý z typov synchronizácie nešiel alebo by ste nechcel do toho investovať, tak jediná možnosť vymeniť nástroj.
Čo viem, tak napríklad Wunderlist (ktorý by mal čoskoro na iPad vyjsť) by si s týmto problémom určite poradil. Alebo Nozbe, ktorý je pre iPad a na PC je formou internetovej verzie. Bohužiaľ iPad nemám, tak tam nástroje GTD odskúšané :(. Pre viac infa môžete skúsiť mitvsehotovo.cz ;).
Alebo môžete použiť Omni sync server, ktorý poskytuje The Omni Group zadarmo a budete môcť synchronizovať rôzne zariadenia kdekoľvek ;).
https://www.omnigroup.com/sync
K plnej spokojnosti používam s OF (Mac, iPhone) WebDAV https://webdav.mydrive.ch/
Pouzivam Things Mac+iPhone. Firetask som skúsil trial mac verziu, ale absolútne som ju nemohol „ohnúť“ na rozdelenie a naplánovanie úloh podľa potreby. Keďže som študent, tak je pre mňa cena za GTD aplikáciu v prípade Omnifocusu v oblasti sci-fi. Things mi prišiel ako rozumný kompromis. iPhone Things je vlastne moja druhá najpoužívanejšia aplikácia na iPhone. 1.Telefón :) 2. Things 3.Spravy(SMS) 4. Connections 5.ďalšie blbinky, mapy, angrybirds etc. Jedine čo mi trosku chýba je premakanejšia správa Areas. ako treba na vikend skryt vsetky pracovne ulohy, nechať si tam napr len hrabanie lístia na záhrade :) ??? idú deaktivovať/aktivovať len jednotlivo projects.
PROSIM O ODPORÚČANÍ
schnutím GTD pre iPhone ale s plne obojstranne synchronizovateľným zrkadlom pre PC (Win) nie MAC. Niečo jednoduchého typu Things vrátane projektov. Poradite?
je jedno či free alebo platená.
diky!!
V.