Peter Binder V druhej časti seriálu o OmniFocuse, zameranom na metódu Getting Things Done, nadviažeme na prvý diel a budeme sa venovať verzii pre Mac OS X. Tá sa objavila na začiatku roka 2008 a odštartovala úspešnú cestu tejto aplikácie medzi používateľmi.
Myslím si, že pokiaľ OmniFocus niečím odrádza potencionálnych užívateľov, tak môže ísť o cenu a grafické spracovanie. Čo sa týka Mac aplikácie, tak pri prvých krôčikoch si určite používateľ niekoľkokrát povie, prečo to vyzerá, tak ako vyzerá. Ale zdanie môže klamať.
Na rozdiel od iPhone verzie, si môžete na Macu takmer všetko upraviť, nech sa jedná o farbu pozadia, písma alebo ikon na paneli. Tým pádom čokoľvek, čo vám prekáža, možno s veľkou pravdepodobnosťou prispôsobiť k obrazu svojmu. A som si istý, že po niekoľkých dňoch používania nebudete ľutovať ani tú zdanlivo vysokú obstarávaciu cenu. Pokiaľ vám vyhovuje verzia pre iPhone, tak budete naozaj prekvapení, čo všetko vie Mac verzia.
Po nainštalovaní aplikácie máte v ľavom paneli iba dve položky, prvá je inbox a druhá knižnica. inbox je opäť klasická vstupná schránka, do ktorej používatelia prenášajú svoje poznámky, nápady, úlohy, apod. Pre uloženie položky do Inboxu stačí iba vyplnenie textu a zvyšok môžete nechať až na neskoršie detailnejšie spracovanie.
Do Inboxu môžete okrem textu priamo v OmniFocuse pridávať aj súbory z vášho Macu, označený text z internetového prehliadača, apod. Stačí iba na súbor či text kliknúť pravým tlačidlom a vybrať možnosť Send to inbox.
knižnica je knižnica všetkých projektov a zložiek. Každá položka po finálnej úprave putuje z Inboxu práve do Library. Zložky vrátane projektov sa vytvárajú veľmi ľahko. Užívateľ môže používať množstvo klávesových skratiek, ktoré mu veľmi uľahčia prácu v aplikácii. Napr. po stlačení tlačidla enter vždy vytvoríte novú položku, či už ide o projekt alebo úlohy v rámci projektu. Tabulátorom potom prepínate medzi políčkami na vyplnenie (informácie o projekte, contexte, due, apod.). Takže ste schopní vytvoriť projekt s desiatimi úlohami a zaberie vám to naozaj iba pár minút či niekoľko sekúnd.
Inbox aj Library sú obsiahnuté v tzv. Perspektívy (nájdeme tu Inbox, Projekty, Contexts, Due, Flagged, Completed), čo je akási ponuka, v ktorej sa bude používateľ pohybovať najviac. Jednotlivé prvky tejto ponuky nájdete na prvých miestach horného panelu. projekty je zoznam všetkých projektov zahŕňajúcich jednotlivé kroky. kontexty sú kategórie napomáhajúce lepšej orientácii a triedeniu položiek.
Vďaka znamená čas, ku ktorému sa dané úlohy vzťahujú. označené je opäť klasické ovlajkovanie slúžiace na zvýraznenie. preskúmanie si rozoberieme nižšie a posledným prvkom Perspektívy je zoznam splnených úloh alebo Dokončené.
Pri pohľade na OmniFocus tiež môže používateľ nadobudnúť dojem, že je aplikácia neprehľadná a ponúka mnoho funkcií, ktoré nevyužije. Avšak po detailnejšom preskúmaní budete presvedčení o opaku.
Mňa osobne desila najviac práve tá zdanlivá neprehľadnosť. Vyskúšal som už niekoľko GTD nástrojov a prechod z jedného na druhý nie je rozhodne nič príjemné. Bál som sa, že potom čo prevediem všetky projekty, úlohy, a podobne do nového nástroja, tak zistím, že mi nevyhovuje a budem musieť všetky položky zase prevádzať inam.
Moje obavy však boli nepárne. Po vytvorení zložiek, projektov, single-action listov (zoznam úloh, ktoré nepatria do žiadneho projektu) sa na všetky dáta v OmniFocuse môžete pozerať dvojakým spôsobom. Ide o tzv. Režim plánovania a Context Mode.
Režim plánovania je zobrazenie položiek z hľadiska projektov (ako keď vyberiete pri projektoch na iPhone možnosť All Actions). V ľavom stĺpci máte zobrazené všetky zložky, projekty, single-action listy av „hlavnom“ okne jednotlivé úlohy.
Context Mode, ako názov napovedá, je prezeranie položiek z hľadiska Contexts (opäť ako keď vyberiete u contexts na iPhone možnosť All Actions). V ľavom stĺpci teraz budete mať zoznam všetkých Contexts av „hlavnom“ okne všetky úlohy roztriedené podľa kategórií.
Na lepšiu orientáciu v aplikácii slúži aj horný panel. Ten si ako väčšinu vecí v OmniFocuse môžete upraviť podľa ľubovôle - pridávať, odstraňovať ikony, apod. Užitočnú funkciu nachádzajúcu sa defaultne na paneli je preskúmanie (inak ju nájdeme v perspectives/review) slúžiace na lepšie zhodnocovanie položiek. Tie sú roztriedené do „skupín“: Review Today, Review Tommorow, Review with next week, Review with next month.
Jednotlivé položky potom, čo ich zhodnotíte, označíte Mark Reviewed a automaticky sa vám presunú do Review Within the Next Month. Alebo táto funkcia môže byť použiteľná pre tých užívateľov, ktorí nevykonávajú pravidelnú revíziu. Keď vám OmniFocus zobrazí niektoré úlohy ako Review Today, tak ich prejdete a odkliknete ako Mark Reviewed, potom sa presunú do „zhodnotiť počas budúceho mesiaca“.
Ďalšou panelovou záležitosťou, ktorú ale môžeme nájsť v ponuke view, je Sústrediť. Vyberiete si nejaký projekt, kliknete na tlačidlo Sústrediť a „hlavné“ okno sa vám vyfiltruje iba na tento projekt vrátane jednotlivých krokov. Vy sa potom môžete plne sústrediť na uskutočnenie týchto činností.
Zobrazovanie úloh v OmniFocuse je tiež veľmi flexibilné. Záleží len na užívateľovi, ako si nastaví triedenie, zoskupovanie, filtrovanie podľa statusu, dostupnosti, času či projektov. Tým môžete ľahko zoštíhliť počet zobrazených položiek. Tejto flexibilite napomáha aj možnosti priamo v nastavení aplikácie, kde si okrem iného môžeme nastaviť už spomínaný vzhľad (farby písma, pozadia, štýly písma, a podobne).
OmniFocus si sám vytvára zálohy. Ak nevyužívate synchronizáciu napríklad s iPhonom, nemusíte sa báť, že by ste prišli o svoje dáta. Interval tvorby zálohy si môžete nastaviť na jedenkrát denne, dvakrát denne, pri zatváraní.
Okrem synchronizácie s iOS zariadeniami, ktoré som prebral v prvej časti seriálu, dokáže OmniFocus pre Mac prevádzať dáta aj do iCalu. Keď som túto funkciu zbadal, zajasal som. Po vyskúšaní som zistil, že položky s nastaveným dátumom sa nepridajú v iCale do jednotlivých dní, ale „iba“ do iCal to do Items, ale napríklad na tom vývojári zapracujú, pokiaľ je to v ich silách.
Výhody Mac verzie sú obrovské. Užívateľ si môže celú aplikáciu prispôsobiť svojim potrebám, prianiam a tiež podľa toho, akou mierou využíva metódu GTD. Nie každý používa túto metódu na 100%, ale je dokázané, že pokiaľ budete využívať len časť, tak aj to bude prospešné as tým vám môže OmniFocus pomôcť.
Pre prehľadnosť slúžia rôzne nastavenia či dva zobrazovania módy, s ktorými si roztriedite položky podľa projektov, kategórií. Ponúka intuitívny pohyb v aplikácii. Ale toto presvedčenie bude trvať len dovtedy, kým zistíte, ako tento softvér funguje.
funkcia preskúmanie vám pomôže so zhodnotením, na vyfiltrovanie určitých úloh máte niekoľko možností na výber. Pomocou voľby Sústrediť sa môžete zamerať iba na určitý projekt, ktorý je pre vás v danej chvíli dôležitý.
Čo sa týka nedostatkov a nevýhod, zatiaľ som nezaznamenal nič, čo by mi pri tejto verzii výrazne vadilo či schádzalo. Snáď len doladiť synchronizáciu s iCalom, kedy by sa k danému dátumu priradili položky z OmniFocusu. Ako prípadnú nevýhodu by sa dala považovať cena, ale to je na každom z nás a či sa mu investícia vyplatí.
Tí z vás, ktorí majú verziu pre Mac a nevedia si s ňou ešte toľko rady, odporúčam zhliadnuť video tutoriály priamo od The Omni Group. Jedná sa o výborne zvládnuté rozsiahle náučné videá, pomocou ktorých si osvojíte základy aj pokročilejšie techniky OmniFocusu.
Je teda OmniFocus pre Mac najlepšie GTD aplikácií? Podľa môjho názoru rozhodne áno, je funkčný, prehľadný, flexibilný a veľmi efektívny. Obsahuje všetko, čo by mala dokonalá produktívna aplikácia mať.
Počas tohto roku by sme sa navyše mali dočkať OmniFocusu 2 inšpirovanej verziou pre iPad, takže sa rozhodne máme na čo tešiť.
Odkaz na video tutoriály
Mac App Store odkaz - 62,99 €
1. diel seriálu o OmniFocus
ahoj,
vďaka za peknú recenziu, tiež som sa dokopal na zahodenie ceruzky a papiera a začal si organizovať prácu elektronicky.
K iCalu v syncu s google cal. som hľadal GTD nástroj, mám ale problém, že v mojom zamestnaní pracujem v tom ďalších 2 ľudí av ideálnom prípade potrebujeme mať úlohy syncované a navyše každý máme trošku iný HW (1x Win, 2x Macbook, 2x Iphone, 1x Android). Webové nástroje nie sú dostatočne pohotové, obzvlášť na telefóne – papier je rýchlejší.
Nájsť 100% dokonalý nástroj sa nám zatiaľ nepodarilo. Zatiaľ používame Evernote, spĺňam takmer všetko, až na prepojenosť s kalendárom.
Je to asi 1. GTD riešenie, ktoré ma naozaj donútilo zahodiť ceruzku a papier – rýchlosť – klavesové skratky pre hazenie notes do inboxu, rovnako rýchlo pridávanie text/foto notes v telefóne…
Notebooks mám podľa oblasti, veľké projekty v samostatných notebookoch a priority si rešim pomôcť TAGS. Pokrok v danom projekte znacim pomôcť to-do check-box. Inšpiroval som sa treba tu: http://www.straightpathsql.com/archives/2010/07/getting-organized-a-tasks-life/
Sync v cloude funguje vo free verzii aspoň na čítaní, pokiaľ sa nenájde nič lepšie, asi pôjdeme do platenej verzie.
Používate ešte niekto GTD v cloude s ďalšími ľuďmi? Čo sa Vám najviac osvedčilo?
Ideálny nastroj by mal podla môjho umet:
– prepojenosť s mailom (treba spätné odkazy do mail klienta)
– cloud sync
– moznos priloh
– nejaké resenie kalendare (automatické padanie do today ako majú treba Things)
– aplikácia – tzn., že môže bežať na pozadí a funguje napr. klavesové skratky
– multiplatform – prejsť len kvôli GTD celá skupina na Mac+iPhone nie je vždy možné
– stabilita
– prehľadnosť GUI
– ľahké hľadanie
...
Evernote nemajú zatiaľ vyriešené hlavne ten kalendar, pokiaľ pominiem iba zadávací plugin pre webový google cal. alebo moznosť poslať mail z kalendára cez upozornenie do inboxu.
Poznáte niekto sväty gral? :)
Vďaka,
Tomáš.
Vďaka za zaujímavý koment. Musím sa priznať, že ja s Evernote nemám vôbec žiadne skúsenosti a navyše pre mňa osobne veľmi nevidím jeho uplatnenie.
Čo sa týka, ale problému, ktorý ste popísali, tak je to určite riešenie výborné. Je jasné, že je veľmi ťažké nájsť nejaký nástroj, aby šiel na všetkých prístrojoch. Navyše nepoznám takmer žiadnu takú aplikáciu, ktorá by išla na všetkých zariadeniach. Možno môžete skúsiť aplikáciu Wunderlist. Tá je pre všetky zariadenia, syncuje sa cez cloud na vytvorený účet. Takže to by mohlo byť prípadné riešenie. Väčšinu požiadaviek, ktoré ste popísali, tak vedia. App Wunderlist bude tiež viac rozobraná v treťom a zároveň poslednom dieli seriálu o OmniFocuse. Je potom otázkou, či by bolo dobré kombinovať Evernote s inou app alebo počkať, až vyjde nejaká multiplatformná, čo vie všetko.
Ďakujem za typ,
skúšal som Wunderlist, nevyzerá zle, bohužiaľ je až príliš jednoduchý, pre GTD metódu pravdepodobne nevhodný – nevedia tagy, spätné linky do mailu, prílohy, screenshoty...
Zostanem teda zatiaľ asi pri Evernote.
Vďaka,
Tomáš.
Musím povedať, že som vyskúšal snáď úplne všetko čo na iTunes je čo sa týka todo aplikácií, kalendárov a GTD nástrojov, ale zatiaľ ma vyhráva pocket informant. Dlho som používal aj omnifocus ale potom čo som vyskúšal informant mi príde všetko ostatné ako nedorobok-vždy mi tam niečo chýba. Stojí síce asi 10 babiek a priznám sa, že je to moja najdrahšia app, ktorú som poctivo zakúpil. používať štýl ,, Franklin Covey/Getting things done/Toodledo“ Stále nechápem že ho toľko ľudí nepozná?? :)
Ahoj, ďakujem za zaujímavý článok. Prosím o radu. Práve skúšam evernote a na rozdiel pisateľa, sa mi
pri označení textu a kliknutí naň pravou myšou neponúkne ,,add selection to evernote,,
musím text ručne skopírovať. Poradíte prosím..?
ďakujem