Ondrej Holzman Elektronická pošta je podľa mnohých zastaraným spôsobom komunikácie, napriek tomu sa ju nikto nedokáže zbaviť a používa ju dnes a denne. Problém však nemusí byť v maile ako takom, hoci mnohí určite nebudú súhlasiť, ale v spôsobe, akým ho používame a spravujeme. Cez mesiac som operoval s aplikáciou Mailbox a bez mučenia môžem povedať: používanie e-mailu sa stalo oveľa príjemnejšie a predovšetkým efektívnejšou záležitosťou.
Vopred treba povedať, že Mailbox nie je žiadnou revolúciou. Vývojársky tím, ktorý krátko po vydaní aplikácie (vtedy iba pre iPhone as dlhým čakacím listom) vďaka jej úspechu odkúpil Dropbox, iba postavil moderného e-mailového klienta, ktorý skladá dohromady známe funkcie a postupy z iných aplikácií, pri maile však často úplne zanedbávaných. Ešte pred pár týždňami ale pre mňa nemalo zmysel Mailbox používať. Existoval totiž dlho len na iPhone a spravovať elektronické správy diametrálne odlišne na iPhone ako na Mace nedávalo zmysel.
V auguste ale konečne dorazila aj desktopová verzia Mailboxu, zatiaľ s nálepkou beta, Ale aj tá je natoľko spoľahlivá, že okamžite nahradila môjho doterajšieho správcu e-mailov: Mail od Applu. Skúšal som počas rokov pochopiteľne aj iné alternatívy, ale skôr či neskôr som sa nakoniec vždy vrátil k systémovej aplikácii. Ostatní väčšinou neponúkali nič zásadné či prelomové navyše.
Správa elektronickej pošty inak
Predpokladom pre to, aby ste si s Mailboxom porozumeli, je potrebné pristúpiť na jednu zásadnú vec, a to že začnete používať elektronickú poštu inak. Základom Mailboxu je podľa vzoru populárnych úlohovníkov a metód time manažmentu dosiahnuť na tzv. Inbox Zero, teda stav, kedy nebudete mať v schránke žiadnu poštu.
Osobne som k tejto metóde pristupoval s menšími obavami, pretože som na čistý inbox v maile nikdy nebol zvyknutý, naopak som pravidelne prechádzal stovky prijatých správ, obvykle nijako nesetriedených. Inbox Zero však, ako som zistil, dáva pri správnej implementácii zmysel nielen medzi úlohami, ale aj v elektronickej pošte. Práve s úlohami je Mailbox úzko spätý – každá správa je vlastne jedna úloha, ktorú musíte splniť. Kým s ním niečo neurobíte, aj v prípade jeho prečítania bude „svietiť“ v inboxe a žiadať vašu pozornosť.
So správou môžete urobiť celkom štyri úkony: archivovať ju, zmazať ju, odložiť na určito/neurčito, presunúť do príslušnej zložky. Až pokiaľ niektorý z týchto krokov aplikujete, zmizne správa z inboxu. Je to ľahké, ale veľmi účinné. Podobná správa elektronickej pošty išla rozhodne praktizovať aj bez Mailboxu, lenže s ním je všetko prispôsobené podobnému zaobchádzaniu a otázkou osvojenia niekoľkých málo gest.
E-mailová schránka ako úlohovník
Všetky prichádzajúce e-maily putujú do inboxu, ktorý sa v Mailboxe premieňa len v prestupnej stanici. Správu si môžete prečítať, ale neznamená to, že v tej chvíli stratí bodka signalizujúca neprečítaný odkaz a zapadne medzi desiatky ďalších mailov. Inbox má obsahovať čo možno najmenší počet správ a byť v očakávaní nových bez toho, aby ste sa pri ich prijímaní museli brodiť starými, už vyriešenými „prípadmi“.
Akonáhle dorazí nový e-mail, treba s ním pracovať. Mailbox ponúka rôzne postupy, ale tie najzákladnejšie vyzerajú zhruba takto. Príde e-mail, vy naň odpoviete a následne ho archivujete. Archivácia znamená, že sa presunie do zložky Archív, ktorý je vlastne akýmsi druhým inboxom so všetkou poštou, už však filtrovanou. Z hlavného inboxu totiž môžete popri archivácii vybrať aj okamžité zmazanie správy, v tej chvíli sa presúva do koša, kde sa k nej už napríklad cez vyhľadávanie, pokiaľ si to nebude výslovne priať, nedostanete, a tak vás nepotrebný mail nebude naďalej obťažovať.
To, čo robí Mailbox tak efektívnym nástrojom na správu elektronickej pošty, sú ale ďalšie dve možnosti, ako so správou v inboxe naložiť. Môžete ju odložiť o tri hodiny, na večer, na ďalší deň, na víkend, alebo na budúci týždeň – v tej chvíli správa mizne z inboxu, aby sa v ňom za zvolenú dobu opäť objavila ako „nová“. V medziobdobí je v špeciálnej zložke „odložených správ“. Odkladanie sa hodí najmä vo chvíli, keď napríklad nemôžete odpovedať na e-mail hneď, prípadne sa k nemu potrebujete v budúcnosti vrátiť.
Odkladať môžete nové správy, ale aj tie, na ktoré ste už odpovedali. Mailbox v tej chvíli supluje úlohu úlohovníka a je len na vás, ako jeho možnosťou využijete. Osobne som sa snažil niekoľkokrát prepojiť mailového klienta s vlastným úlohovníkom (v mojom prípade Things) a nikdy to riešenie nebolo ideálne. (Na Macu je možné použiť rôzne skripty, ale na iOS ste bez šance.) E-maily sú pritom často priamo naviazané na jednotlivé úlohy, na splnenie ktorých som potreboval danú správu dohľadať, či už pre odpoveď na ňu alebo jej obsah.
Mailbox síce neprichádza s možnosťou previazať e-mailového klienta s úkolovníkom, ale aspoň ho vytvára zo seba samotného. Odložené správy sa vám budú v inboxe pripomínať, ako by išlo o úlohy v akomkoľvek úkolovníku, len sa s nimi stačí naučiť tak pracovať.
A nakoniec ponúka Mailbox aj tradičné „zložkovanie“. Každú správu či konverzáciu si môžete namiesto archivácie odložiť do ľubovoľného priečinka, aby ste ju neskôr rýchlo našli, prípadne mohli skladovať na jednom mieste súvisiace konverzácie.
Jednoduché ovládanie ako alfa a omega
Kľúčové pre ľahké a efektívne fungovanie vyššie spomínaných postupov je ovládanie. Základné rozhranie Mailboxu nie je nijako odlišné o zabehnutých e-mailových klientov: ľavý panel s výpisom jednotlivých zložiek, prostredný panel so zoznamom správ a pravý panel so samotnými konverzáciami. To pochopiteľne hovoríme o Mace, ale ani na iPhone sa Mailbox nijako zvlášť nevymyká. Rozdiel je predovšetkým v ovládaní - zatiaľ čo v iných aplikáciách všade len klikáte, prípadne používate klávesové skratky, Mailbox vsádza na jednoduchosť a intuitívnosť v podobe "swipovacích" gest.
Nemenej dôležité potom je to, že prechádzanie prsta po správe prenáša aj na počítače, kde to je s touchpadmi MacBookov rovnako pohodlné riešenie. To je rozdiel napríklad proti Mail.app, kde už síce podobné princípy začal Apple aplikovať aspoň v iOS verzii, ale na Mace sa stále jedná o ťažkopádnu aplikáciu so starými mechanizmami.
V Mailboxe ťaháte správu zľava doprava, objaví sa zelená šípka signalizujúca archiváciu, v tej chvíli správu pustíte a automaticky sa presúva do archívu. Keď ťaháte ešte trochu ďalej, objaví sa červený krížik, ten správu presunie do koša. Keď ťaháte opačným smerom, vyvoláte buď ponuku s odložením správy, alebo jej zaradením do vybraného priečinka. Pokiaľ vám navyše pravidelne chodia e-maily, s ktorými sa nechcete zaoberať počas týždňa, ale až cez víkend, môžete si v Mailboxe nastaviť ich automatické odkladanie. Tzv. „swipovacie“ pravidlá pre automatické archivovanie, mazanie či odkladanie je možné nastaviť na ľubovoľné správy.
Sila v maličkostiach
Namiesto zložitých riešení ponúka Mailbox jednoduché a čisté prostredie, ktoré nevyrušuje žiadnymi zbytočnými prvkami, ale sústredí užívateľov predovšetkým na samotný obsah správ. Spôsob, akým sú správy tvorené, potom navyše navodzuje pocit, akoby ste ani neboli v mailovom klientovi, ale posielali klasické správy. Tento pocit umocňuje predovšetkým používanie Mailboxu na iPhone.
Ostatne používať Mailbox v spojení iPhonu a Macu je až neuveriteľne efektívna, pretože najmä v rýchlosti asi nemôže aplikáciu od Dropboxu žiadny klient konkurovať. Mailbox totiž nesťahuje ako napríklad Mail.app kompletné správy, ktoré potom ešte v narastajúcich objemoch ďalej skladuje, ale sťahuje si iba nevyhnutné časti textov a zvyšok zostáva na serveroch Googlu či Applu1. To zaručuje maximálnu rýchlosť pri sťahovaní nových správ, aj preto neexistuje v Mailboxe žiadne tlačidlo pre aktualizáciu inboxu. Aplikácia si udržuje neustály kontakt so serverom a správu do schránky doručí okamžite.
Rovnako spoľahlivo a extrémne rýchlo funguje aj synchronizácia medzi iPhonom a Macom, ktorú spoznáte napríklad pri konceptoch (draftoch). Na Macu rozpíšete správu av okamihu v nej môžete pokračovať na iPhone. Koncepty má Mailbox vyriešené veľmi šikovne – nevystupujú ako samostatné správy v priečinku s konceptmi, ale chovajú sa ako súčasti už existujúcich konverzácií. Ak teda začnete písať odpoveď na Macu, zostane tam, aj keď počítač zatvoríte, a pokojne môžete pokračovať v písaní na iPhone. Len si roztvorte danú konverzáciu. Menšou nevýhodou je, že také drafty fungujú len medzi Mailboxami, a tak pokiaľ náhodou do schránky pristúpite odinakiaľ, koncepty neuvidíte.
Stále tu sú prekážky
Mailbox nie je spásnym riešením pre každého. Mnohým nemusia vyhovovať princíp Inboxu Zero, ale tí, čo ho praktizujú napríklad pri správe úloh, si môžu Mailbox rýchlo obľúbiť. Pre použiteľnosť aplikácie bol kľúčový príchod verzie pre Mac, bez nej nedávalo fungovanie na Mailboxe len na iPhone a/alebo iPade zmysel. Verzia pre Mac sa navyše pre niekoľkých týždňoch z uzavretého betatestovania otvorila pre širokú verejnosť, hoci ju naďalej zostáva prídomok beta.
Vďaka tomu môžeme v aplikácii naraziť na občasné chyby, horšia je aj kvalita a spoľahlivosť vyhľadávania v starých správach, avšak na tom vraj vývojári usilovne pracujúci. Len práve kvôli prehľadávaniu archívu som bol občas nútený navštíviť webové rozhranie Gmailu, pretože Mailbox ani nemal všetky maily stiahnuté.
Zásadný problém ale mnohí nájdu už pri samotnom spustení Mailboxu, ktorý zatiaľ podporuje iba Gmail a iCloud. Ak používate pre e-mail Exchange, máte smolu, hoci by sa vám páčil Mailbox akokoľvek. Ako u niektorých iných e-mailových klientov však pri Dropboxe snáď nehrozí, že by sa na svoju aplikáciu vykašľal a prestal ju vyvíjať, naopak sa skôr môžeme tešiť na ďalší vývoj Mailboxu, ktorý sľubuje príjemnejšiu správu inak neobľúbenej elektronickej pošty.
- Na serveroch Googlu či Applu z toho dôvodu, že Mailbox aktuálne podporuje iba účty na Gmaile a iCloude. ↩
Hm. Kým nebude vedieť Exchange, tak je to pre mňa nepoužiteľné.
Používam denne a som vcelku spokojný.
Je ale pravda, že pre hľadanie vždy zapínam buď natívneho Mail klienta alebo webové rozhranie Gmailu, pretože Mailbox je v tomto ohľade dosť nespoľahlivý (dúfam, že zatiaľ).
Občas to tiež zle zobrazí PDF prílohu, napríklad od Českej sporiteľne sa potvrdenie o platbe, ktoré ich v PDF automaticky zobrazí ako fulltext v tele mailu a mail sa navyše javí ako bez prílohy.
Inak mi ale pomohol krásne roztriediť tú hromadu mailov, ktoré som za xx rokov nazbieral, takže som spokojný. Funguje parádne aj prepojenie viacerých účtov.
Ja ho používam aj na iPad/iPhone a som v očakávaní na Exchange, zatiaľ teda Airmail Beta na Mac, ktorý vrelo odoručím.
Bohužiaľ s tým obmedzením na Gmail je trochu k ničomu, ak používate firemnú poštu...
Mal by som otázku, je možné roztriediť poštu (aj manuálne) do rôznych zložiek tzn. napr. podľa adresátov alebo aj zložiek manuálne vytvorených ?
Ak nie, neviete niekto o nejakom takom?
Ide ma hlavne o prostredie iOS.
vďaka
Áno, pomocou filtrov. Vytvoríte si schránky s menami adresátov alebo skupín a pomocou filtrov, kde zadáte parametre ku každému filtru extra, potom chodia e-maily tam, kam chcete a triedia sa automaticky.
Ospravedlňujem sa, moja chyba. Zabudol som povedať, že ma nestačí Gmail a iCloud.
Rád by som niečo univerzálne. Skúšal som boxer a ten to nevie.
Myslím, že filtre v Mail.app na Macu ide aplikovať na akúkoľvek schránku. Ale vykonajú sa až pri spustení aplikácie a načítaní mailov (nebeží na serveri)
Nielen kvôli Exchange zostávam pri systémovom Maile a doplnku MailHub – doplnok výrazne pomôže s triedením a organizáciou správ a vie aj nastaviť pripomienku pre konkrétnu správu. Vlastne vedia tu popisované vlastnosti aj niečo navyše. Vlastne ešte nájsť doplnok, ktorý by zobrazoval prílohy mailov oddelene od tela správ a možnosť otvorenia dokumentov typu Word a Excel priamo v okne klienta s možnosťou kopírovania obsahu (ako je to v MS Outlook) a nemal by som nič, čo by mi v Maile chýbalo: -)
Nie je niečo podobné ako MailHub pre iOS?
Začiatok s touto app bol u mňa skôr rozpačitý. Keď sme ale behom chvíľky dokázal roztriediť maily, začínam mať z tejto app radosť.
Len mi vadí, že pri odes nejdú nastaviť aj iné moje maily, ktoré mám priradené k gmailu.
veľmi pomalý na iPhone 4 (iOS 7). Proti tomu klasický Mail.app super rýchlik. Vrátil som sa teda späť ku klasike, ktorá je vyladená so systémom.
Ide v Mailboxe nejako pracovať s Flagged emails z Mail.app? Hodilo by sa mi dosiahnuť sync s pokojne novou zložkou, ktorá by heals úlohu flagged. V doterajšom workflow tridim emaily na tých, čo horia (flagged) a na ostatné
Zdá sa mi, že app žerie celkom dosť baterku (ip5s s ios7). Máte niekto podobnú skúsenosť?
prečo sa mi nad ikonou zobrazuje 2700 emailov? to tá aplikácia nevie rozlíšiť prečítane a neprečítane?
To je princíp inbox zero. Správa sa považuje za vybavenú, až keď je presunutá do archívu. Nemá zmysel rozlišovať medzi prečítanou a neprečítanou správou, ale len počítať správy v inboxe.
Používam app asi mesiac a moje prvotní nadšení začína postupne striedať sklamaní. Myšlienka je skvelá, ale app je ešte dosť nedotiahnutá. Trápi ma najmä nasledujúce – pri väčšom počte mailov je na iphone 4s s ios 7.1 neskutočne pomalá, pri kliknutí do správy vo vlákne s väčším množstvom konverzácií začne náhodne rolovať kamsi doprostred textu a na ipad air mi nejdú pripájať žiadne prílohy (po kliknutí na príslušné tlačidlo sa nič nestane). Vrchol dnes bol, keď som si rozpracoval na iPhone mail, uložil do konceptu, po čase sa k nemu vrátil na ipad, dopísal, odoslal a potom zistil, že sa odoslal ten draft, už bez dodatočných úprav. Prirom som si úplne istý, že som posielal celú správu. Hľadám tak nejakú overenú alternatívu. Riešil už niekto podobný problém?