Zavrieť reklamu
Mac

Evernote ako cloudový GTD nástroj

Jabĺčkar
22

Hoci je práca s úlohami a GTD metóda všeobecne doménou platformy Mac aj iOS, nie vždy sa nájde vhodná aplikácia, ktorá je navyše multiplatformná, a tak je niekedy potrebné improvizovať. So zaujímavým riešením do firmy s využitím poznámkovej aplikácie Evernote prišiel jeden z našich čitateľov a rozhodol sa o neho s nami podeliť.

Ako to začalo

Úloh pribúda, času ubúda a papier na poznámky prestával stačiť. Už niekoľkokrát som sa pokúšal o prechod do elektronickej formy, ale zatiaľ to vždy stroskotalo na tom, že papier bol vždy „rýchlejší“ a iste poznáte ten úžasný pocit, môcť si hotovú vec, ktorá Vám v poslednom čase pila krv, niekoľkokrát poriadne preškrtať.

Rýchlosť organizácie a zadávanie kdekoľvek sa vyskytujem sa teda ukazuje ako úplne zásadný, aspoň pre mňa. Prešiel som si obdobím papierikov na ploche, súbormi s poznámkami, lokálnymi programami ako Task Coach, pokusmi o použitie centrálneho request tracking systému aj pre osobné poznámky, ale v strese som nakoniec vždy siahol po A4+ ceruzke a pripisoval a pripisoval, škrtal a pripisoval…
Zistil som, že nie som vo firme s podobnými požiadavkami sám, s kolegom sme si teda párkrát sadli, dali dohromady požiadavky a hľadali, skúšali. Čo sme požadovali za dôležité vlastnosti nášho „nového papiera“?

Požiadavky na nový systém

  • Rýchlosť zadávania
  • Cloud sync – poznámky vždy pri sebe na všetkých zariadeniach, prípadné zdieľanie s ostatnými
  • Multiplatform (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • Prehľadnosť
  • Možnosť prepojenia s mailom
  • Možnosť príloh
  • Nejaké riešenie kalendára
  • Prepojenie s request tracking systémom vo firme a ľuďmi mimo náš systém
  • Možnosť klávesových skratiek v systéme
  • Stabilita
  • Jednoduché hľadanie

Moje začiatky s Evernote

Po márnom hľadaní svätého grálu sme začali skúšať Evernote, k tomu ma inšpiroval tento článok. Nie je to ideálne riešenie, niektoré nedostatky sa ukázali až po ostrom nasadení, ale nad papierom zatiaľ vyhráva, počas posledného mesiaca používania navyše všeličo vyriešili aktualizácie.

Evernote a GTD

  • ZÁZNAMY (Bloky) používam pre kategórie poznámok ako bookmarks (záložky), private (súkromné), technológie, support (podpora), znalostné databázy, reálne úlohy, nezaraditeľné a vstupné INBOX.
  • ZNAČKY používam zase pre ich priority. Neexistenciu kalendára (dúfam, že to vývojári časom doriešia) suplujem pomocou tagu iCal_EVENTS, kde mám zanesené poznámky, ktoré majú svoju duplicitu aj v kalendári. Čiže keď na nich narazím, viem, že sú podchytené a starám sa o nich, akonáhle sa objaví upomienka. Iné riešenie ma zatiaľ nenapadlo. Referencie sú poznámky do budúcna typu „až budem niečo hľadať pri ďalšom projekte“. hotový, to je ono preškrtanie hotovej úlohy.
  • Väčšie projekty majú svoj vlastný notebook, menší riešim iba v rámci jedného listu a vložených to-do checkboxes. Písmená a čísla na začiatku uľahčujú vybranie danej kategórie pri vytváraní poznámky (stačí stlačiť kláves „1“ a vstúpiť) a tiež zabezpečujú radenie.
  • Predvolený náhľad prepínam na All notebooks a tag dnes, kolega k tomu používa navyše tag ASAP (čo najskôr) pre rozlíšenie dôležitosti v rámci jedného dňa, pre môj štýl práce to ale väčšinou nie je nutné.

Čo Evernote priniesol

Rýchlosť zadávania

  • Pod Mac OS X mám k dispozícii klávesové skratky pre: New Note (Nová poznámka), Paste clipboard to Everonote (Vložiť schránku do Evernote), Clip rectangle or Windows to Evernote (Zložiť časť obrazovky a vložiť do Evernote), Clip Full screen (Zložiť celú obrazovku), Search in Evernote (Hľadať v Evernote ).
  • Najviac používam Nová poznámka (CTRL+CMD+N) a Paste clipboard to Evernote (CTLR+CMD+V). táto klávesová skratka mi vloží do poznámky aj odkaz na pôvodný mail či webovú adresu, pokiaľ ju použijem napr. v mailovom klientovi či v prehliadači.
    pod Androidom je widget pre rýchle zadávanie nových poznámok.
  • Novovytvorené notes mi automaticky padnú do INBOXu, ak mám čas, priradím si správny notebook a prioritný tag hneď, ak nie, roztriedim neskôr, ale úloha sa mi nestratí, je už zalogovaná.

Cloudová synchronizácia

  • Poznámky vrátane príloh sa synchronizujú s cloudovým úložiskom Evernote, limit účtu zadarmo je 60 MB/mesiac, čo pre texty a občasný obrázok zdá sa zatiaľ stačí. Mám teda v telefóne, v počítači, prípadne na webe vždy aktuálnu verziu.
  • Rovnako tak kolega, ktorému zdieľam niektoré svoje notebooky. Vidí ich pod záložkou Shared (zdieľané), prípadne na webe v jeho účte. Platená verzia umožňuje aj editáciu zdieľaných notebookov, pokiaľ to ich vlastník povolí.
  • Je možné vytvoriť webový odkaz na daný notebook či poznámku a poslať ju 3. osobe e-mailom. Tá si potom môže odkaz uložiť do svojho Evernote účtu alebo používať len prístup z prehliadača aj bez zalogovania (záleží na nastavení práv zdieľania).
  • Webové odkazy používam zároveň aj ako mostík medzi firemným request tracking systémom pre informovanie ostatných o stave danej úlohy
  • Poznámky sú na serveri, pod Mac OS X a Win sa synchronizujú celé, V Androide potom iba hlavičky a daná správa sa stiahne až po jej otvorení. V plnej verzii je možné nastaviť plne synchronizovateľné notebooky.
  • Tu je potrebné spomenúť prvý závažný nedostatok, ktorý snáď časom vyrieši aktualizácie. Evernote vo Windows  nevie pripojiť zdieľané notebooky.

Multiplatformný prístup

  • Mac OS X aplikácie – vedia všetky funkcie čo webová verzia
  • Android – nevie shared notebooks, inak všetko (vrátane príloh, audio, foto poznámok), pekný desktop Widget
  • iOS – vie všetko okrem notebook stacks a samozrejme nemá Widget
  • Windows - nevie zdieľané notebooky, ale vie file watchfolder - zaujímavá funkcia pre automatické hádzanie poznámkok do východzieho notebooku.
  • Ďalej exstuje na platofrmách: Blackberry, WinMobile, Palm
  • K plnohodnotnému rozhraniu Evernote je možné pristupovať z akéhokoľvek internetového prehliadača
  • Možnosť prepojenia s mailom – pokiaľ pošlem e-mail cez klávesovú skratku do Evernote, mám v ňom lokálny odkaz na daný mail, aspoň pod Mac OS X

Ďalšie prínosy

  • Možnosť príloh – verzia zadarmo je obmedzená na 60 MB/mesiac a obrázkové a PDF prílohy, platená verzia ponúka 1 GB/mesiac a prílohy v akomkoľvek formáte.
  • Prepojenie s inými systémami vo firme a ľuďmi mimo nášho systému pomocou webových odkazov – nie je to dokonalé riešenie, ale použiteľné áno (je nutné ich vytvárať cez webový prístup, preto mám v záložkách už hotové linky). Prípadne je možné jednorazovo poslať danú úlohu mailom rovno z aplikácie, avšak bez odkazu.
  • Možnosť klávesových skratiek v systéme.
  • Stabilita – až tie výnimočné prípady, kedy bolo treba opakovať synchronizáciu s Evernote serverom. V poslednej dobe sa ale tento problém nevyskytol.
  • Jednoduché hľadanie.
  • Zaujímavá funkcia rozpoznávania textu pomocou technológie OCR, viď obrázok nižšie.

Čo Evernote nepriniesol

  • Zatiaľ nemá kalendár (Suplujem pomocou tagu iCal_EVENTS).
  • Zdieľané notebooky nie sú úplne dotiahnuté do konca (Windows, mobilné aplikácie).
  • Rozdielne vlastnosti na rôznych platformách.
  • Nevie sám riešiť úlohy :)

Evernote pre Mac (Mac App Store – zadarmo)

Evernote pre iOS (zadarmo)

 

Autorom článku je Tomáš Pulc, upravil Michal Žďánsky

Zdroj
Diskusia
Témy: , , , , , , , , ,

Súvisiaci



Najčítanejšie články

.