Vroclav Holub V čase, keď máme dodržiavať sociálny odstup, a napriek tomu úzko spolupracovať, hrajú moderné technológie kľúčovú úlohu. Čím lepšie dokážu IT tímy jednotlivých firiem uskutočniť tento prechod, tým viac pomôžu zamestnancom a spolupracovníkom k tomu, aby sa cítili iste a zažívali maximálnu podporu. Western Digital prináša pre vaše IT tímy osem tipov.
Mohlo by vás zaujímať
Pavol Jelič Ako predbežné opatrenia v rámci koronavírusovej krízy stále viac spoločností, firiem ale aj vlád jednotlivých krajín odporúčajú, či priamo nakazujú, prácu z domova. IT tímy sú teraz postavené pred úlohu vykonať tento prechod a zaistiť dátové systémy, mobilné výpočtové zariadenia a aplikácie v nových podmienkach. Je pred nimi výzva postarať sa o to, aby sa zamestnanci a spolupracovníci cítili bezpečne prepojení a boli plne produktívni aj pri práci z domova. Dali sme dohromady niekoľko tipov od našich vlastných IT tímov, ktoré môžu pomôcť pri týchto zmenách a zaistia úspešnejší pracovný proces.
Neotáľajte. Začnite ešte dnes (doslova ihneď)
Väčšina spoločností a firiem už časť svojej pracovnej sily presunula do ich domáceho prostredia. Pokiaľ je to ale len malá časť, buďte pripravení na úplne odlišný scenár v prípade, keď to budú stovky alebo tisíce ľudí, ktorí budú súčasne vyžadovať pripojenie na diaľku do virtuálnych systémov. Pokiaľ vaša firma ešte nezaviedla prácu z domu, alebo len čiastočne, využite tento čas na prípravu na potenciálnu situáciu, kedy bude väčšina zamestnancov potrebovať prístup k aplikáciám a dátam zo vzdialených miest. Pokiaľ budete o krok vpredu pred vašou dátovou infraštruktúrou a budete mať vopred k dispozícii pokyny a dokumentáciu, pomôžete tým v týchto kritických časoch k bezproblémovému prechodu na nový spôsob spolupráce vo firme.
Testujte až do prvej poruchy
Otestujte svoje systémy, aby ste zaistili ich výkon, spoľahlivosť a škálovateľnosť. Otestuje aplikácie a hardvérovú infraštruktúru na maximum záťaže. Overte si, aký počet pripojení zvládne vaše VPN. A pošlite IT tím, nech skúsia prácu z domova. Zistite, kde by mohli byť medzery a slabé body pri vzdialenej práci. Je oveľa lepšie zistiť, čo sa rozbije v priebehu testovania ako v čase, keď sa už na systém budú zamestnanci plne spoliehať. Zistite teda vopred, kde sú slabé miesta, a ihneď ich opravte.
Presaďte medzi množstvom nástrojov pre komunikáciu a zabezpečenie ten správny variant
Existuje nespočetné množstvo aplikácií pre virtuálne schôdzky, pracovné porady, zdieľanie dokumentov, pre vytváranie projektov a ďalšie nástroje riadenia a je pravdepodobné, že ľudia vo vašej firme dnes používajú viac ako jeden (či už autorizovaný alebo nie). Práve teraz je čas presadiť oficiálne nástroje a aplikácie, ktoré by zamestnanci mali používať. Uistite sa o počte licencií a dajte dohromady pokyny (dostupné a zdieľané), ako zvolené aplikácie nainštalovať a používať.
Mohlo by vás zaujímať
Pripravte sa na nonstop monitorovanie a podporu 24/7
S každou novou situáciou budete musieť starostlivo monitorovať infraštruktúru a byť schopní reagovať v reálnom čase na výpadky. Buďte pripravení poskytovať IT podporu vo väčšej šírke av rôznych častiach dňa.
Zaveďte politiku používania notebookov, periférií a prístupu k službám
Budete musieť zaviesť pokyny a nariadenia, ako môže vaša spoločnosť podporiť zamestnancov pri práci z domu nástrojmi, ako je pripojenie k internetu a technické vybavenie. Mali by ste získať odpovede na nasledujúce otázky:
- Koľko zamestnancov bude potrebovať na prácu z domu notebook? Koľko notebookov môžete zaistiť?
- Bude firma platiť za internetové pripojenie a telefónne hovory?
- Čo v prípade, že niekto internetové pripojenie nemá alebo je nedostatočné?
- Aký je prístup a pokyny pri objednávaní periférií, ako sú klávesnice, monitory, headsety a tak ďalej?
Vytvorte praktickú (a dostupnú) dokumentáciu
Čím viac budete môcť podporiť vzdialenú pracovnú silu, aby mohla využívať tie správne nástroje, tým viac ovplyvníte produktivitu firmy, ale aj pozitívnu náladu vo firme. Pripravte správnu dokumentáciu a podklady na to, aby každý mohol pracovať lepšie – ako zamestnanci pracujúci teraz z domova, tak váš vlastný IT tím. Uistite sa, že ste vytvorili jednoznačné miesto, kde môžu zamestnanci nachádzať inštrukcie a návody, ako inštalovať zvolené aplikácie a nástroje a kde tieto aplikácie nájsť. Venujte tiež chvíľu tomu, že sa uistíte, či sú všetky vaše dokumenty, súbory a prístupy k účtom všetkých systémov dostupné pre všetkých hlavných členov vášho IT tímu.
Opakujte
Teraz je tiež vhodná doba zistiť, čo ďalšie môže byť vo vašich pracovných postupoch zautomatizované. Najmä otázky smerujúce na technickú podporu. Stretnete sa s mnohými podobnými otázkami a nástroje, ako sú chatboty s umelou inteligenciou, pomôžu zmierniť tlak na váš IT tím. Čokoľvek, čo je možné zautomatizovať, uvoľní ruky vášmu tímu, ktorý sa môže venovať zložitejším úlohám
Spoločne môžeme vytvoriť lepší Home Office
Tipy a rady, ako vytvoriť pracovný kút, usporiadať pracovnú plochu, ako spolupracovať s rodinou v zdieľaných priestoroch, či plán prestávok a odstávok – aj s tým možno budete musieť pomáhať spolupracovníkom preto, aby dosiahli maximálnu produktivitu pri bezpečnom pripojení zo svojho domova. Využívajte celý rad prostriedkov komunikácie – návody, výmenu skúseností, zdieľané pracovné schôdzky – a pomáhajte nájsť spôsoby, ako byť efektívnejšie a ako byť ešte lepšie pripojený do virtuálneho prostredia. Môžete ponúkať virtuálne služby pre o trochu viac osobnej komunikácii typu helpdesk, môžete vytvoriť priestor pre neformálnu mimopracovnú diskusiu. Buďte kreatívni.
Technológie teraz zohrávajú kľúčovú úlohu. Je nutné pomôcť ľuďom zostať vo vzájomnom kontakte v čase, keď máme dodržiavať sociálnu izoláciu. Tieto neočakávané zmeny predstavujú výzvu ako pre IT infraštruktúru, tak pre morálku zamestnancov. Lepšie pracujúce IT tímy môžu výrazne prispieť k úspešnej zmene v komunikácii. Čím viac budú IT tímy pomáhať, tým väčšiu podporu budú zamestnanci cítiť a udržia si pozitívne odhodlanie. Radi by sme poďakovali našim IT tímom za ich usilovnú prácu, inovácie a trpezlivosť pri ceste k tejto zmene. A ku čitateľom… zostávajte zdraví, čo najviac komunikujte a nezabudnite… zálohovať!
